13 денежные документы примеры. Денежные документы и бланки строгой отчетности

В хозяйственной практике бухгалтерам повсеместно приходится оформлять такие кассовые операции как получение и выдача денежных документов. Автоматизировать процесс учета данных активов помогает программа "1С:Бухгалтерия 8 КОРП" (аналог программы "1С:Бухгалтерия 8", но с расширенными возможностями). Как применять заложенный в программе механизм, рассказывает М.А. Власова, преподаватель-консультант Центра сертифицированного обучения компании "1С:Автоматизация", одна из авторов книги "1С:Бухгалтерия 8 КОРП: учет в головной организации"*.

Примечание:

(меню Касса -> Поступление денежных документов

• поступление от поставщика;
• прочее поступление.

От кого и Денежные документы От кого выбирается:

• контрагент из справочника Контрагенты Прочее
• Физические лица ;
• Прочее поступление ).

На закладке Денежные документы Денежные документы .

Для документа Поступление денежных документов Приходный ордер .

Выдача денежных документов (меню Касса -> Выдача денежных документов

• Возврат поставщику;
• Выдача подотчетному лицу;
• Прочая выдача.

На закладке Кому могут выбираться:

• Контрагенты Счета доходов и расходов ;
• Физические лица ;
• корреспондирующий счет и субконто к нему (если вид операции - Прочая выдача ).

На закладке Денежные документы

Для документа Выдача денежных документов предусмотрена печатная форма Расходный ордер .

Какие документы считаются "Денежными"?

Примечание:
* Купить книгу можно у партнеров фирмы "1С". Свяжитесь с партнером, который обслуживает вашу организацию, и сделайте заказ, сообщив ему код книги - 4601546070173.

К денежным документам относятся оплаченные железнодорожные, авиа- и прочие перевозочные билеты, талоны на бензин, путевки на лечение и отдых, почтовые марки и иные аналогичные бумаги, имеющие денежную оценку.

Такие активы, находящиеся в кассе организации, в сумме фактических затрат на их приобретение учитываются на счете 50

"Касса", субсчет 50-3 "Денежные документы" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н). Следует отметить, что Инструкция по применению Плана счетов требует вести аналитический учет денежных документов по их видам. В программе "1С:Бухгалтерия 8 КОРП" для учета данных операций разработаны специальные документы, журналы и отчеты.

Принятие к учету денежных документов отражается документом Поступление денежных документов (меню Касса -> Поступление денежных документов ). В нем предусмотрены следующие виды операций:

• поступление от поставщика;
• поступление от подотчетного лица;
• прочее поступление.

Документ содержит две закладки - От кого и Денежные документы . В зависимости от вида операции на закладке От кого выбирается:

• контрагент из справочника Контрагенты , договор с ним (вид договора Прочее ), а также счет учета расчетов с контрагентом;
• подотчетное лицо из справочника Физические лица ;
• корреспондирующий счет и субконто к нему (если вид операции - Прочее поступление ).

На закладке Денежные документы выбираются один или несколько денежных документов из одноименного справочника и указывается их количество. Стоимость билетов, талонов и др. заполнится на основании данных справочника Денежные документы .

Для документа Поступление денежных документов предусмотрена печатная форма Приходный ордер .

Выбытие денежных документов отражается документом Выдача денежных документов (меню Касса -> Выдача денежных документов ). В документе предусмотрены следующие виды операций:

• Возврат поставщику;
• Выдача подотчетному лицу;
• Прочая выдача.

В зависимости от вида операции документ будет содержать две или три закладки.

На закладке Кому могут выбираться:

• контрагент, которому возвращаются денежные документы, из справочника Контрагенты , договор с ним, а также счет учета расчетов с контрагентом. Если между суммой возврата и стоимостью денежных документов возникает разница, то она относится на счет доходов или расходов, который указывается на закладке Счета доходов и расходов ;
• подотчетное лицо, которому выдаются документы, из справочника Физические лица ;
• корреспондирующий счет и субконто к нему (если вид операции - Прочая выдача ).

На закладке Денежные документы указываются передаваемые документы (путем выбора из одноименного справочника), их количество и сумма возврата.

Для документа Выдача денежных документов предусмотрена печатная форма Расходный ордер . В соответствии с действующими нормативными документами по учету кассовых операций в РФ в программе разработан Отчет по движению денежных документов .

Рассмотрим оформление операций с денежными документами на двух примерах, наиболее часто встречающихся в практике организаций: приобретение и выдача перевозочных билетов работникам, направляемым в командировку; приобретение горюче-смазочных материалов по талонам.

Учет перевозочных билетов, приобретенных для командированных сотрудников

В настоящее время повсеместно распространены случаи, когда билеты приобретает не работник, которому деньги выдаются на командировочные расходы в подотчет, а организация у перевозчика или у агентства, являющегося посредником по распространению билетов перевозчика.

Пример 1

Организация 11.01.2010 перечислила Агентству с расчетного счета предоплату 14 160 руб. (в т. ч. НДС 18 %) за билеты Авиакомпании на перевозку пассажира.
Билеты, приобретенные Агентством, накладную на их передачу и счет-фактуру на ту же сумму 15.01.2010 привез в организацию курьер Агентства. Авиабилеты (2 шт.), на бланке которых указана стоимость перевозки 5 900 руб., в тот же день поступили в кассу организации, а 18.01.2010 были выданы из кассы сотруднику, направленному в командировку. По окончании командировки 25.01.2010 работником был составлен авансовый отчет.

В программе перечисление безналичных денежных средств оформляется документом Платежное поручение . В сумме, перечисляемой Агентству, содержится как стоимость приобретаемых билетов, которые будут оприходованы документом Поступление денежных документов (а, следовательно, на эту сумму договор с агентством должен быть вида Прочее ), так и плата за услуги Агентства, приобретение которой будет отражаться документом Поступление товаров и услуг (а значит, с контрагентом должен быть оформлен договор вида С поставщиком ). Это нужно учитывать, когда на основании платежного поручения будут создаваться документы Списание с расчетного счета . Если из договора с Агентством ясно, какая часть относится к стоимости услуги, а какая - к стоимости билета, то по операции перечисления денег должно быть создано два документа Списание с расчетного счета : один с видом операции Оплата поставщику , другой с видом Прочие расчеты с контрагентами .

Предположим, что из договора нельзя определить указанные доли (именно такой вариант будет рассмотрен в данной статье). Тогда относим всю сумму предоплаты на договор вида С поставщиком (рис. 1).

Рис. 1. Списание денег с расчетного счета

В бухгалтерском учете документ сделает проводку:

Дебет 60.02 Кредит 51 - 14 160 руб. - на сумму предоплаты Агентству.

Принятие перевозочных документов к учету отражается записью по дебету субсчета 50.03 в корреспонденции с кредитом счета 76.09. Оформит операцию документ Поступление денежных документов с видом операции Поступление от поставщика (при этом создается и выбирается договор вида Прочее ). Оценка билетов, находящихся в кассе, должна соответствовать стоимости перевозки, так как именно эту сумму можно будет получить от перевозчика в случае расторжения договора, оформленного билетом.

Организация оплатила не только стоимость перевозки, но и стоимость услуг по приобретению билетов. Агентство завершило оказание своей услуги, доставив билеты, обладающие требуемыми характеристиками, заказчику, и именно в этот момент в конфигурации оформляется документ Приобретение товаров и услуг на стоимость услуги. Так как услуга получена, НДС, входящий в ее стоимость, можно принять к вычету. Для этого нужно ввести сведения о счете-фактуре Агентства (на закладке либо по гиперссылке Счет-фактура ).

Проводки, которые сделает документ в бухгалтерском учете, представлены на рис. 2.

Рис. 2. Бухгалтерские проводки по документу приобретения услуг

После проведенных операций, в учете остаются две задолженности - дебиторская по счету 60.02 (предоплата) и кредиторская по счету 76.09 на сумму полученных авиабилетов.

Эти задолженности относятся к договорам разных видов. Произвести зачет данных задолженностей нужно с помощью документа Корректировка долга .

Перед направлением работника в командировку ему из кассы организации выдается аванс - в данном случае в виде перевозочного билета. Данная операция регистрируется документом Выдача денежных документов (рис. 3).

Рис. 3. Выдача денежных документов в подотчет

По возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета Директоров ЦБ России 22.09.1993 № 40).

Бухгалтер на основе представленных работником документов составляет авансовый отчет, на закладке Авансы которого указываются подотчетные суммы, а на закладке Прочее - оплата приобретенных работником услуг, к которым относятся и расходы по проезду к месту назначения и обратно.

Указывая суммы, за которые отчитывается работник, на закладке Авансы документа Авансовый отчет нужно выбрать регистратор, которым производилась выдача подотчетных сумм. Среди прочих им может быть документ Выдача денежных документов . Данные об авиабилетах вносятся на закладку Прочее .

Компания, выполнявшая перевозку, может предъявить покупателю НДС, входящий в цену услуги. Сумма НДС, уплаченная налогоплательщиком по расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно, принимаемым при исчислении налога на прибыль организаций, подлежит вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ). Право на вычет возникает после утверждения руководителем организации авансового отчета работника.

Если при этом перевозчик предъявил счет-фактуру, то организация может принять НДС к вычету на основе предъявленного счета-фактуры. Для этого нужно поставить флажок (галку) в графе СФ предъявлен авансового отчета, указать дату и номер счета-фактуры, а затем "провести" или "записать" авансовый отчет. Счет-фактура при этом будет создан автоматически. В дальнейшем сведения о предъявленной сумме НДС попадут в документ Формирование записей книги покупок .

Если счета-фактуры нет, то НДС, выделенный отдельной суммой в бланке билета, также можно принять к вычету, так как согласно пункту 10 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914, при приобретении услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно в книге покупок регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке.

Так как в общем случае наличие счета-фактуры - это одно из обязательных условий, которые должны соблюдаться при принятии НДС к вычету, то программа не позволит осуществить вычет, если сведения о счете-фактуре не будут в нее внесены. Однако такого специального документа, как бланк строгой отчетности (БСО) для целей НДС в конфигурации не предусмотрено, поэтому под документом Счет-фактура полученный следует понимать и непосредственно счет-фактуру, и БСО.

Таким образом, если НДС принимается к вычету на основании перевозочного билета (при отсутствии счета-фактуры), нужно поставить в графе СФ предъявлен флажок, свидетельствующий о том, что предъявлен бланк строгой отчетности, указать дату БСО, а в графе Номер СФ можно указать не только номер бланка, но и его наименование (рис. 4).

Рис. 4. Отчет о расходах на проезд. НДС по билетам принимается к вычету

После выполнения этих операций программа в печатной форме книги покупок указывает бланк строгой отчетности, и требование Постановления № 914 будет выполнено.

Учет талонов на бензин

Возможны различные варианты заправки автомобиля ГСМ. На некоторых фирмах топливо для заправки автомобиля приобретается водителями, которым для этого выдаются под отчет денежные средства. Другие организации, осуществив перечисление поставщику, "приобретают" у него специальные талоны на нефтепродукты. Впоследствии водители по этим талонам получают у поставщика ГСМ и заправляют ими транспортные средства.

Пример 2

Для приобретения 100 талонов на бензин организация перечислила 23 600 руб., в том числе НДС - 3 600 руб. Талоны были оприходованы в кассе. Для заправки автотранспортных средств в январе было передано водителю 60 талонов, по каждому из которых можно получить 10 л бензина. По представленному в конце месяца акту АЗС в январе было отпущено 500 л топлива по 50 талонам.

С поставщиком бензина должен быть оформлен договор вида С поставщиком , так как в документе Списание с расчетного счета (вид операции Оплата поставщику ) он будет выбираться в качестве договора, по которому перечисляются денежные средства. Задолженность поставщика, возникшая при этом на счете 60.02 (в корреспонденции со счетом 51), должна числиться в учете организации до момента получения горюче-смазочных материалов.

Оприходование талонов на бензин (денежных документов) в кассу производится документом Поступление денежных документов с видом операции Поступление от поставщика . При этом должен быть выбран договор вида Прочее и может быть указан счет расчетов - 76.09.

Следует отметить, что договоры поставщика можно объединить в группу, под которой будет пониматься реальный подписанный с поставщиком договор.

На закладке Денежные документы документа Поступление денежных документов выбираются приходуемые в кассу организации талоны (рис. 5). При проведении документа возникает кредиторская задолженность перед АЗС по счету 76.09.

Рис. 5. Оприходование в кассу талонов на бензин

Выдача талонов водителям из кассы организации регистрируется документом Выдача денежных документов . При этом выбирается вид операции Выдача подотчетному лицу .

В конце месяца работники организации, которым были выданы талоны, отчитываются об их расходовании. Для этой цели в программе составляется авансовый отчет, на закладке Авансы которого выбирается подотчетная сумма по документу, зарегистрировавшему выдачу талонов (рис. 6).

Рис. 6. Выбор документа, оформившего выдачу денежных документов

Так как с поставщиком бензина составляется общий документ, которым подтверждается купля-продажа ГСМ в целом за месяц, и к нему выдается единый счет-фактура, то по каждому авансовому отчету лучше регистрировать не поступление бензина, а погашение задолженности. Для этого следует заполнить закладку Оплата , выбрав контрагента и договор вида С поставщиком . При проведении авансового отчета задолженность по счету 60.02 увеличится.

Оприходование бензина производится документом Поступление товаров и услуг . С его помощью вводятся также данные о предъявленном организации поставщиком счете-фактуре.

В дальнейшем бухгалтер рассчитывает, сколько бензина израсходовано водителями по нормам и сверх норм. Бензин, использованный в пределах норм, списывается на расходы, принимаемые для целей налогообложения, а израсходованный сверх норм - на расходы, не принимаемые при расчете налога на прибыль. И в том, и в другом случае списание ГСМ на расходы регистрируется документом Требование-накладная .

После проведенных операций в бухгалтерском учете организации останутся числиться задолженности, связанные с приобретением ГСМ, по договорам двух разных видов: дебетовая по счету 60.02 и кредитовая по счету 76.09.

Так как операции по расчетам за бензин закончены, задолженности можно погасить взаимозачетом с помощью документа Корректировка долга .

На счете 50 «Касса», субсчете 3 «Денежные документы» учитывают средства, вложенные в денежные документы, а именно почтовые марки, оплаченные, но не выданные путевки в дома отдыха и санатории и др. Денежные документы хранятся в кассе организации, их учет ведется по сумме фактических затрат на их приобретение.

На сумму оплаченных денежных документов составляют бухгалтерскую проводку: дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», кредит счета 51 «Расчетный счет», 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации». При покупке денежных документов составляется запись по дебету субсчета 50-3 «Денежные документы» с кредита счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др. При получении денежных средств от работников организации за выданные им путевки составляется корреспонденция счетов по дебету субсчета 50-1 «Касса организации» и кредиту субсчета 50-3 «Денежные документы». При частичной оплате стоимости путевки за счет средств организации следует составить запись по дебету счета 92 «Внереализационные доходы и расходы» и кредиту субсчета 50-3 «Денежные документы». При использовании денежных документов для осуществления хозяйственной деятельности: почтовые марки, проездные билеты, может составляться запись на их списание по дебету счетов учета затрат на производство (25, 26 и др.) и кредиту субсчета 50-3 «Денежные документы».

На сумму поступивших и списанных, выданных денежных документов в составляются приходные и расходные кассовые ордера. Аналитический учет ведется в отдельном разделе кассовой книги, где на каждый вид денежных документов открывается разворот книги.

2.5.Учёт иностранной валюты

Организации АПК могут осуществлять прием в кассу и выдачу из нее наличную иностранную валюту, которая должна использоваться на строго определенные цели, как правило, на заграничные командировки.

При приеме в кассу наличной иностранной валюты, кассиром выписывается приходной кассовый ордер КО-1в. Особенностью данного документа является то, что в нем отражается номинал валюты и рублевый эквивалент по официальному курсу Национального банка РБ на дату оприходования.

Выдача из кассы наличной иностранной валюты оформляется расходным кассовым ордером КО-2в. В этом документе отражается номинал выданной валюты и рублевый эквивалент по официальному курсу Национального банка РБ. В случае использования организацией наличной иностранной валюты, кассиром ведется отдельная кассовая книга формы КО-4в. Заполняется она на основании приходных и расходных кассовых ордеров по валюте.

Операции отражаются по номиналу валюты и по официальному курсу Национального банка РБ .

В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги по приходам и расходам, и выводит остаток. После этого рассчитывает эквивалент в белорусских рублях оборота по кассе за день.

Отрывная часть листа валютной кассовой книги вместе с валютно-кассовыми документами сдается в бухгалтерию под расписку в кассовой книге.

Данные отчетов в кассовой книге переносят в журнал-ордер 1АПК, записи которого отдельной строкой отражаются по номиналам валюты и в рублевом эквиваленте.

При осуществлении операций с наличной иностранной валютой могут возникать курсовые разницы в случае изменения официального курса белорусского рубля по отношению к иностранной валюте. Разницы могут быть положительными и отрицательными. Положительные разницы возникают по снижению курса рубля по отношению к иностранной валюте, отрицательные же при росте курса рубля по отношению к иностранной валюте.

Возникновение валютной разницы по переоценке валютных средств

учитывается на счёте 98.

⇐ ПредыдущаяСтр 7 из 11Следующая ⇒

Денежные документы — документы, имеющие стоимостную оценку, приобретенные организацией и хранящиеся в его кассе.

На субсчете50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы.

К денежным документам неотносятся:

· документы на нематериальные активы (их учитывают на счете 04);

· ценные бумаги (учитываются на счете 58);

· бланки строгой отчетности (учитываются на счете 006);

· выкупленные у акционеров акции (счет 81).

Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение. Приобретение денежных документов может осуществляться за наличный и безналичный расчет.

Оприходованные в кассе денежные документы (путем оформления приходного кассового ордера) выдаются подотчетным лицам для использования или реализуются сотрудниками организации по льготным ценам (выбытие оформляется расходным кассовым ордером).

Вкассовой книги движение денежных документов отражается обособленно. Ежемесячно кассир сдает отчет о движении денежных документов.

Находящиеся в кассе организации денежные документы учитываются на субсчете 50/3 в сумме их фактических затрат на приобретение. Аналитический учет предусматривает ведение денежных документов по каждому их виду.

Приобретение денежных документов и принятие их к учету отражаются по дебету счета 50/3 в корреспонденции с кредитом следующих счетов: 51- на стоимость покупки денежных документов; 71 или 76 и других счетов расчетов через физических или юридических лиц.

Использование (выдача, расход) денежных документов отражается по кредиту счета 50/3. Выдача подотчетным лицам оплаченных авиабилетов в учете отражается по дебету счета 71 и кредиту счета 50/3. Выдача работникам путевок с возмещением им полностью или частично их стоимости отражается по дебету счета 73 и кредиту 50/3. Когда путевки выдаются бесплатно за счет соответствующих источников: дебет счета 91/2 кредит счета 50/3.

Требование к ведению кассовой книги и хранение денег и денежных документов.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.

Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

В машинограмме "Вкладной лист кассовой книги" последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения машинограмм "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги. В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

Главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям (главному) старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

По авансам, полученным для оплаты труда и выплаты стипендий, кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости, для их выплаты. До истечения этого срока кассиры обязаны ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и других упаковках главному (старшему) кассиру под расписку, с указанием объявленной суммы.

В соответствии с пунктом 3 руководители предприятий обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей предприятий не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций — заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.

Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях — в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира.

Учет денежных средств и денежных документов в кассе

Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте.

При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.

Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.

В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников.

В этом случае руководитель, главный бухгалтер или лица, их заменяющие, а также кассир предприятия после получения разрешения органов внутренних дел производят проверку наличия денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе.

Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций. О результатах проверки составляется акт в 4-х экземплярах, который подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй — отсылается в страховую компанию, третий — высылается в вышестоящую организацию (в случае ее наличия), а четвертый — остается у предприятия.

⇐ Предыдущая234567891011Следующая ⇒

Читайте также:

Порядок хранения денег и денежных документов в кассе.

Предыдущая12345678910111213141516Следующая

Порядок ведения кассовых операций регламентируется Положением ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» № 373-П от 12.10.2011г.

Расчеты между предприятиями, а также между предприятиями и физическими лицами могут осуществляться путем наличных и безналичных расчетов. Для работы с наличными денежными средствами организация должна иметь кассу и соблюдать требования, установленные Порядком ведения кассовых операций в РФ.

Согласно Положением ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» все предприятия, организации независимо от организационно-правовой формы обязаны:

— приходовать полученные наличные денежные средства в кассу организации, предприятия;

— хранить свободные денежные средства в учреждениях банков;

— производить платежи по своим обязательствам перед другими организациями, как правило, в безналичном порядке, а наличными деньгами – в пределах суммы, установлен-ной ЦБ РФ.

В соответствии с указаниями ЦБ РФ изменен размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами ограничены – 100 000 руб. по одной сделке.

Сумма штрафа, налагаемого на организацию, нарушившую установленный лимит расчетов наличными — двукратный размер производимого платежа. Штрафные санкции применяются в одностороннем порядке к юридическому лицу, производящему платеж в адрес другого юридического лица.

Предприятия могут иметь в кассах наличные деньги только в пределах лимитов, установленных обслуживающими их банками по согласованию с руководителем предприятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются. Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и в сроки, согласованные с обслуживающими банками.

Учет и документальное оформление кассовых операций

При этом наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам в объединенные кассы на предприятиях для последующей сдачи в банк, а также отделениям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров. Вместе с тем предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающим банком могут ее расходовать на оплату труда, закуп-ку сельскохозяйственной продукции и др., но предприятие не имеет право накапливать в кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в т.ч. и на оплату труда. Наличные деньги, полученные предприятиями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.

Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх лимита, предназначенные для выплаты зарплаты, пособий, стипендий, но не более 3-х рабочих дней, включая день получения в банке; для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера – не более 5 дней, включая день получения их в банке. За накопление наличных средств в кассах предприятий сверх установленных лимитов обязаны следить обслуживающие их банки и направлять сведения о нарушениях в налоговые органы для принятия мер финансовой и административной ответственности (на должностных лиц в размере от 40 до 50 МРОТ, на юридических лиц – от 400 до 500 МРОТ).

Выполнение всех операций с наличными деньгами, ответственность за сохранность ценностей, находящихся в кассе, несет кассир. После издания приказа о назначении кассира на работу, руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с порядком ведения кассовых операций в РФ, после чего с кассиром заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Исполнение обязанности кассира только по письменному приказу руководителя и обязательным является заключение с этим работником договора о материальной ответственности.

Основные задачи:

— своевременное, полное и точное отражение операций по учету денежных средств и расчетов;

— своевременное и точное оформление первичных документов и регистрации их в журнале;

В деятельности любого учреждения часто используются такие документы, как талоны на бензин или на питание учащихся, почтовые марки и конверты с марками для отправки корреспонденции, карты экспресс-оплаты Интернета и сотовой телефонной связи и иные документы, требующие особого учета. В статье рассмотрим, в каком порядке они должны использоваться и учитываться.

Что такое денежные документы

Денежные документы - это документы, приобретенные и хранящиеся в учреждении и имеющие некоторую стоимостную оценку. Расчеты по их приобретению между сторонами уже произведены, а услуги, которые с помощью этих документов могут быть получены, еще не оказаны.

Согласно п. 169 Инструкции №  157н оплаченные талоны на бензин и масла, на питание, оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки, конверты с марками и марки государственной пошлины - все это денежные документы.

Денежные документы должны храниться в кассе учреждения.

В соответствии с п. 170 Инструкции №  157н прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с проставлением на них записи «фондовый».

Приходные и расходные кассовые ордера с записью «фондовый» регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, в которых фиксируются операции с денежными средствами.

В кассовой книге (ф. 0504514) учреждения учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах, на которых проставляется отметка «фондовый».

Согласно методическим указаниям по ведению кассовой книги, утвержденным Приказом Минфина РФ №  173н , итоговые показатели операций за день и показатели остатка на конец дня формируются по денежным средствам и по денежным документам раздельно. В листах кассовой книги, содержащих данные о движении денежных документов, строки «в том числе на заработную плату» и «общий остаток денежных средств в кассе на конец дня» не заполняются.

Записи в кассовую книгу должны вноситься кассиром сразу же после получения или выдачи денежных документов по каждому фондовому приходному и фондовому расходному ордеру.

Учет операций с денежными документами ведется в журнале по прочим операциям на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира (п. 172 Инструкции №  157н ).

Отражение в бухгалтерском учете движения денежных документов

Рассмотрим на примерах, как используются различные виды денежных документов в учреждениях образования и как отражаются в бухгалтерском учете факты хозяйственной жизни, совершаемые с их помощью. Конкретных рекомендаций по учету тех или иных видов денежных документов на федеральном законодательном уровне не разработано, поэтому, по нашему мнению, порядок их использования и отражения в учете необходимо закрепить в учетной политике исходя из специфики учреждения.

Талоны на питание обучающихся. Существует категория обучающихся, которым учебное заведение обязано предоставить бесплатное питание. Такое питание отпускается по талонам на питание. Талон может быть изготовлен типографским способом или отпечатан на принтере. Он должен содержать ряд обязательных реквизитов:

Индивидуальный номер;

Срок действия;

Вид питания;

Сумму (стоимость);

Печать или штамп выдавшей организации и подпись ответственного работника.

Для муниципальных учреждений в некоторых регионах созданы правила обращения отдельных видов денежных документов. Четкий порядок выдачи и учета талонов на предоставление на льготной основе питания в образовательных учреждениях разработан, например, комитетом по образованию правительства Санкт-Петербурга (Распоряжение от 08.06.2009 №  1139-р ).

Согласно этому документу образовательные учреждения снабжаются талонами единого образца. Руководитель учреждения

обеспечивает хранение бланков талонов и выдает их работнику, ответственному за организацию питания, в соответствии с количеством учащихся льготных категорий. Бланки талонов передаются по акту, форма которого разработана специально и приведена в приложении 3 к данному распоряжению. Этот работник выдает заполненные бланки талонов педагогу, выполняющему функцию классного руководителя, или мастеру производственного обучения (куратору группы). Выданные, но не использованные талоны возвращаются. Все действия с талонами должны быть зафиксированы в книге учета выдачи талонов, форма которой приведена в приложении 2 к Порядку выдачи и учета талонов , утвержденному Распоряжением № 1139-р.

При предоставлении льготного питания самим образовательным учреждением использованные по назначению талоны подсчитываются в конце каждого рабочего дня и прикладываются к кассовому отчету. Они хранятся вместе с контрольно-кассовой документацией в течение пяти лет и после окончания срока хранения уничтожаются по приказу руководителя учреждения.

При предоставлении льготного питания в учреждении образования организацией общественного питания еженедельно проводится сверка использования талонов и составляется соответству-ющий акт об их реализации по форме, которая приведена в приложении 3 к Порядку выдачи и учета талонов.

Казенное образовательное учреждение заключило договор с предприятием общепита на поставку завтраков и комплексных обедов для учащихся. Учреждение уплатило по договору 120 000 руб. На эту сумму по акту приема-передачи были получены талоны на питание. Они были оприходованы в кассу как денежные документы. Часть талонов из кассы на сумму 30 000 руб. была передана подотчетному лицу, которое выдавало эти талоны учащимся. После того как учащиеся получили питание по данным талонам, был составлен акт на сумму 30 000 руб. (приложен к авансовому отчету подотчетного лица, получившего талоны).

Согласно Приказу Минфина РФ № 171н расходы казенного учреждения на оплату услуг по организации горячего питания учащихся относятся на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.

Данные операции в бухгалтерском учете учреждения будут отражены в соответствии с Инструкцией № 162н следующим образом:

По соответствующему коду синтетического учета.

Талоны на ГСМ. Рассмотрим вариант, когда учреждение обеспечивается ГСМ с использованием талонов: по договору производится оплата определенного количества бензина соответствующей марки, при этом учреждение получает талоны, по которым водители будут заправлять автомобили на АЗС.

Полученные талоны на основании товаросопроводительных документов поставщика (накладной, счета-фактуры и т. п.) приходуются в качестве денежных документов в кассу учреждения, при этом в приходном ордере целесообразно указать марку бензина, серию и номера этих талонов, номинал талонов в литрах и стоимость талона в рублях (исходя из стоимости бензина, указанного в договоре и счете на оплату).

По мере необходимости талоны на право получения топлива выдаются водителям или специально назначенному сотруднику под отчет.

Обычно для контроля заводится специальная книга учета, в которой регистрируется движение талонов.

Полученное по талонам топливо приходуется как материальный запас учреждения после сдачи авансового отчета подотчетным лицом с подтверждающими документами от АЗС, отпустившей ГСМ в обмен на талон.

Бюджетное образовательное учреждение в рамках деятельности по выполнению государственного (муниципального) задания получило от поставщика талоны на 1 000 л бензина Аи92 на сумму 28 000 руб. Номинал талона - 20 л стоимостью 560 руб. Подотчетному лицу выдано

2 талона, на которые оно произвело заправку автомобиля, после чего представило авансовый отчет.

Эти операции в бухгалтерском учете будут отражены в соответствии с Инструкцией №   174н следующим образом:

Карты экспресс-оплаты сотовой связи и Интернета. Сотрудники учреждений часто пользуются корпоративной мобильной связью или получают компенсации за использование собственных средств связи в служебных целях. Широко используется такой вид платежей за мобильную связь и Интернет, как карты экспресс-оплаты, которые приобретаются учреждением и должны быть учтены как денежные документы.

Для того чтобы у проверяющих и налоговых органов не возникло вопросов о правомерности и целесообразности оплаты расходов на сотовую связь, учреждению нужно разработать соответству-

ющее положение (внутренний нормативный акт). В данном документе должен содержаться перечень должностей сотрудников, которые имеют право на получение карт оплаты сотовой связи, и условия, которые должны соблюдаться (например, сотрудникам оплачиваются только звонки, совершенные в рабочее время, или еще возможна оплата звонков, произведенных в нерабочее время (в выходные дни)). Целесообразно прописать порядок подтверждения сотрудниками своих расходов на сотовую связь (представление детализации переговоров и служебной записки сотрудника о том, какие звонки были служебными).

Автономное учреждение за счет средств от приносящей доход деятельности через подотчетное лицо приобрело 100 карт экспресс-оплаты номиналом 100 руб. на общую сумму 10 000 руб. Данные денежные документы были приняты в кассу учреждения. Заместителю директора были выданы под отчет 3 карты оплаты. Подотчетное лицо представило авансовый отчет с оправдательными документами.

Расходы на приобретение карт оплаты для мобильных телефонов в соответствии с Приказом Минфина РФ № 171н относятся на подстатью 221 «Услуги связи» КОСГУ.

В бухгалтерском учете данные операции будут отражаться в соответствии с Инструкцией №   183н следующим образом:

Почтовые марки и конверты с марками. Несмотря на технический прогресс услуги почтовой связи по-прежнему остаются актуальными и востребованными. Организация почтовых отправлений невозможна без приобретения марок и маркированных конвертов, которые согласно Инструкции № 157н необходимо учитывать как денежные документы. Типичной ошибкой в учете является одномоментное списание приобретенных конвертов и марок. Например, как можно оправдать списание сразу 200 маркированных конвертов, если даже за месяц фактически было отправлено 20 писем? Их нужно учитывать как денежные документы и по мере необходимости выдавать под отчет ответственным за отправку корреспонденции лицам, которые должны составить авансовый отчет и приложить к нему подтверждающие документы. Такими документами могут являться реестр отправленной корреспонденции, а в случае порчи - приложенный к отчету испорченный конверт.

Принятие к учету и выдача под отчет почтовых марок и маркированных конвертов будет отражаться в учете следующим образом:

Казенное учреждение (Инструкция № 162н)		Бюджетное учреждение (Инструкция № 174н)		Автономное учреждение (Инструкция № 183н)
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
Поступление в кассу учреждения марок и маркированных конвертов
0 201 35 510	0 302 21 730 0 208 21 660	0 201 35 510	0 302 21 730 0 208 21 660	0 201 35 000	0 302 21 000 0 208 21 000
Выдача под отчет марок и маркированных конвертов
0 208 21 560	0 201 35 610	0 208 21 560	0 201 35 610	0 208 21 000	0 201 35 000

Проездные билеты. В соответствии со ст. 166 , 168.1 ТК РФ сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы на проезд.

Согласно трудовому законодательству размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. В образовательном учреждении оплата проездного билета может быть произведена социальному педагогу, характер работы которого связан с разъездами (посещение обучающихся по месту жительства, поездки для участия в заседаниях различных комиссий и советов профилактики и т. п.).

На основании Приказа Минфина РФ № 171н расходы учреждения на приобретение проездных билетов сотрудникам, работа которых имеет разъездной характер, относятся на подстатью 222 «Транспортные услуги» КОСГУ.

Казенное образовательное учреждение приобрело проездной билет на автобус стоимостью 950 руб. на сентябрь 2013 г. для социального педагога. Оплата проездного билета была произведена безналичным путем за счет бюджетных средств. Проездной билет был оприходован в кассу учреждения и выдан педагогу под отчет. В конце месяца педагог представил авансовый отчет с приложенным к нему уже использованным проездным документом.

В учете казенного учреждения эти операции должны быть отражены в соответствии с Инструкцией № 162н следующим образом:

Недостача денежных документов в кассе

Порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой ЦБ РФ на территории РФ регламентируется Положением №  373-П . Согласно п. 1.11 данного положениямероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также порядок и сроки проведения проверок фактического наличия денежных средств определяются юридическим лицом. Значит, порядок проверки кассы и кассовых операций устанавливается локальными нормативными актами, например, положением о внутреннем финансовом контроле, учетной политикой, положением о кассовых операциях. Во время мероприятий контроля кроме полного пересчета денежной наличности в кассе производится проверка и других ценностей, хранящихся в кассе, в том числе денежных документов.

Для отражения результатов инвентаризации денежных документов, находящихся в кассе учреждения, применяется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (по ф. 0504086, утвержденной Приказом Минфина РФ № 173н).

В ходе проверки в кассе бюджетного учреждения была выявлена недостача денежных документов - 2 карт экспресс-оплаты номиналом по 100 руб. каждая, приобретенных за счет субсидии на выполнение государственного задания. Виновное в данной недостаче лицо установлено, и сумма недостачи погашена им добровольно в натуральной форме.

Учреждение должно отразить в учете возникшую ситуацию в соответствии с п. 86 , 87 , 109 , 110 Инструкции №   174н следующим образом:

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

Порядок выдачи и учета талонов на предоставление на льготной основе питания в образовательных учреждениях Санкт-Петербурга.

Приказ Минфина РФ от 21.12.2012 № 171н «Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ на 2013 год и на плановый период 2014 и 2015 годов».

Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.

Учет денежных документов через подотчетное лицо имеет определенные нюансы. Он несколько отличается от учета других видов расчетов с подотчетниками. Рассмотрим эти особенности.

Что является денежным документом?

Косвенно определение понятия такого объекта учета, как денежные документы, дано в Инструкции по применению плана счетов, утвержденной приказом Минфина от30.10.2000 № 94н (далее — Инструкция 94н). В описании счета 50 Инструкции 94н указано, что на субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются марки (почтовые, вексельные, госпошлины), оплаченные авиабилеты и иные денежные документы, которые имеются у предприятия.

Таким образом, к денежным документам относятся такие документы, которые имеют определенную стоимостную оценкуи позволяют в будущем получить материальные ценности, имущественные права или услуги. Это могут быть талоны на питание, молоко, ГСМ (если указана фиксированная стоимость горюче-смазочных материалов); автобусные, железнодорожные и другие виды билетов, туристические путевки, прочие аналогичные документы. Инструкция 94н предписывает вести аналитический учет таких документов в разрезе их видов (отдельно по путевкам, отдельно по железнодорожным билетам и т. д.).

ВАЖНО! К числу денежных документов не относят ценные бумаги (гособлигации, облигации других предприятий, акции и векселя), БСО (чеки, талоны, билеты, другие бланки, выпущенные самим предприятием).

На счете 50 денежные документы учитывают, когда между моментом их приобретения и моментом использования имеется интервал, в течение которого они хранятся в кассе. Если же, например, командированный работник на полученные подотчетные средства приобрел билет на поезд для своей поездки самостоятельно, то такой документ не проводят через кассу. А уже использованный билет, сданный в бухгалтерию в качестве подтверждения расходов, будет храниться вместе с авансовым отчетом. При этом использованный билет также не является денежным документом, поскольку не обладает свойством обмена на какую-либо выгоду в будущем.

Рассмотрим подробнее порядок поступления и выдачи денежных документов.

Порядок оприходования денежных документов

Все первичные объекты бухгалтерского учета, к числу которых относятся и денежные документы, необходимо учитывать в соответствующих регистрах (п. 1 ст. 10 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, далее — закон № 402-ФЗ).

Унифицированного регистра для учета денежных документов не существует. К тому же предприятия имеют право разрабатывать форму подавляющего большинства первички и бухгалтерских регистров самостоятельно (информация Минфина № ПЗ-10/2012).

При разработке регистров учета для денежных документов необходимо отразить все их существенные параметры в отдельных графах. При этом специализированные программы для ведения бухучета, как правило, имеют в своем функционале подобные регистры, и бухгалтеру достаточно просто занести в них все необходимые для учета сведения из денежных документов.

Если же по какой-то причине ведение бухучета осуществляется без применения компьютерной программы, регистр придется разработать самостоятельно. Что отразить в таком регистре?

Для разных документов могут быть свои нюансы. Например, для учета билетов существенными сведениями, отражаемыми в регистре, будут:

• дата приобретения билета;
• дата поездки, на которую приобретен билет;
• номер билета;
• тип транспортного средства;
• номер рейса, время, место, класс билета;
• стоимость билета;
• сумма НДС (если имеется);
• сумма комиссионных и страховых платежей;
• иные данные, имеющие существенное значение (фамилия работника, на которую приобретен билет; количество миль, которые начислены перевозчиком; накопленная сумма дисконта и т. п.).

После занесения документа в регистр бухучета выбирается счет, на котором этот документ необходимо учесть — субсчет 50-3 «Денежные документы» к счету 50 «Касса». По его дебету отражается полная стоимость денежного документа — та сумма, в которую обошлось для предприятия его приобретение.

Оплату и приход денежных документов можно отразить следующими проводками:

ВАЖНО! Оплата за денежные документы может быть произведена как безналичным способом, так и за наличные, но учитываются они на субсчете 50-3.

Как выдаются денежные документы подотчетному лицу?

Факт выдачи денежных документов из кассы подотчетникам оформляется при помощи расходного кассового ордера (РКО). При этом бухгалтерская проводка имеет вид:

Дт 71 Кт 50-3 — выдача подотчетному лицу денежных документов из кассы предприятия.

Пример

Работник торгового предприятия Савельев А. И. получил задание отправиться в командировку 12.05.2016 на 9 дней, с возвращением 20.05.2016. Предприятием для него через подотчетное лицо приобретены железнодорожные билеты (туда и обратно). Стоимость билета туда, включая комиссионный сбор и страховку, составила 6 950 руб. (в т. ч. выделенный в билете НДС 707,51 руб.). Стоимость билета обратно на 19.05.2016 с прибытием 20.05.2016 составила 5 750 руб. (в т. ч. выделенный в билете НДС 585,35 руб.). 23.05.2016 Савельев А. И. отчитался в бухгалтерии по использованию денежных документов.

Рассмотрим, как оформлялись все эти операции:

Дата			Сумма	Описание операции	Первичный документ
29.04.2016				Иванову А. А. выданы деньги в подотчет для приобретения ж/д билетов для Савельева А. И.	Приказ или распоряжение, РКО
04.05.2016				Ивановым А. А. возвращен остаток денег в кассу предприятия	ПКО, авансовый отчет Иванова А. А.
04.05.2016				Оприходован билет № 08935992 на поезд№ 018, дата: 12.05.2016, на имя Савельева А. И. для поездки туда
04.05.2016				Оприходован билет № 03565978 на поезд№ 017, дата: 19.05.2016, на имя Савельева А. И. для поездки обратно	ПКО для денежных документов, бланк билета, сделана регистрационная запись в журнале учета денежных документов
12.05.2016				Выданы проездные документы для поездки туда и обратно Савельеву А. И. в подотчет	РКО для денежных документов, бланки билетов, запись в журнале регистрации выдачи денежных документов
23.05.2016			11 407,14	Получен авансовый отчет от Савельева А. И. об использовании денежных документов — проездных ж/д билетов. Списана стоимость ж/д билетов (без учета НДС) на коммерческие расходы предприятия	Авансовый отчет, бланки использованных билетов, отчет о командировке
23.05.2016			1 292,86	Принят к вычету НДС с ж/д билетов № 03565978 и № 08935992	Бланки билетов

ВАЖНО! С 01.01.2016 ставка НДС на тариф билета составляет 10% (закон «Об установлении коэффициента-дефлятора…» от 29.12.2015 № 386-ФЗ). Иные услуги, включаемые в полную стоимость билетов, облагаются по ставке 18%. При этом рассчитывать НДС самостоятельно нет необходимости.

Нюансы учета денежных документов на ГСМ

ГСМ предприятиями сегодня приобретаются 2 основными способами:

• по талонам;
• по топливным картам.

Денежными документами являются только талоны на ГСМ и только определенного вида. Топливные карты, по которым расчеты за бензин ведутся в стоимостном выражении, относятся к малоценке и учитываются за балансом по условной стоимости. Для этого можно открыть специальный забалансовый счет или вести учет их движения в специальном журнале, где следует отражать данные о том, кому и когда выдавались топливные карты. Регулярное пополнение баланса топливных карт проводится авансовыми платежами, которые в конце месяца закрываются документами от поставщика ГСМ:

• счетом-фактурой,
• накладной на ГСМ;
• реестром-отчетом о проведении заправок автомобиля по номеру карты.

Талоны на ГСМ получают от предприятия-поставщика после совершения предоплаты на основании договора на поставку ГСМ. Они могут быть литровыми или стоимостными. Талоны, в которых указано количество ГСМ без указания его стоимости, не относятся к денежным документам и учитываются за балансом.

Стоимостный талон на получение ГСМ — получают в бухгалтерии в день выезда автомобиля. По возвращении на предприятие водитель отчитывается по расходу ГСМ на основании путевого листа.

Проводки этих операций могут иметь следующий вид:

		Описание операции	Первичные документы
		Поставщику ГСМ переведен аванс на талоны	Договор на поставку ГСМ, заявка от начальника гаража на оплату ГСМ на месяц, месячные нормы расхода ГСМ по предприятию, платежный документ
		Получены талоны от поставщика	ПКО на талоны
		Выданы талоны водителю/диспетчеру	Журнал учета талонов, РКО на талоны, путевой лист/заявка диспетчера
		Получен авансовый отчет о расходовании ГСМ (приложен путевой лист). Стоимость израсходованного ГСМ списана на общепроизводственные расходы	Путевой лист/ отчет диспетчера о расходовании и остатках ГСМ, бухгалтерская справка — расчет, кассовая книга

Первичная регистрация талонов на ГСМ производится в соответствующем журнале учета. Талоны на предприятии могут выдаваться либо напрямую водителю, либо диспетчеру автоцеха (гаража). Если есть такая возможность у предприятия, то можно поручить работу по учету ГСМ специалисту — работнику автоцеха (начальнику, мастеру, диспетчеру). Работа эта очень кропотливая и трудоемкая: нужно учитывать приход и расход ГСМ, проводить списание по путевым листам, следить за тем, соблюдаются ли нормы на списание. На транспортных предприятиях все перечисленные операции выполняет отдельный специалист, имеющий возможность осуществления непосредственного контроля расхода ГСМ.

Учет проездных билетов для сотрудников, занятых разъездными работами

Отдельно необходимо рассмотреть порядок учета проездных на городской транспорт. Очень часто предприятие приобретает своим сотрудникам проездные билеты для осуществления ими работы вне офиса (разъездной работы).

Типовые проводки в данном случае могут иметь следующий вид:

		Описание операции	Первичные документы
		Произведена оплата проездных билетов транспортному предприятию	Договор с транспортным предприятием, выписка банка, платежное поручение
		Получены проездные билеты от транспортного предприятия	Бланки проездных билетов, накладная, ПКО для проездных билетов
		Отражен НДС по приобретенным проездным билетам	Счет-фактура
		Выданы проездные билеты сотрудникам в подотчет	РКО, запись в журнале учета проездных билетов
		Получены авансовые отчеты (приложены маршрутные листы) от сотрудников. Транспортные расходы списаны на общепроизводственные (коммерческие) расходы	Маршрутные листы, бланки использованных билетов (по окончании периода, на который они приобретались)

ВАЖНО! Если сотрудниками, получившими проездные билеты, не будет предоставлен в бухгалтерию маршрутный лист, им необходимо начислить НДФЛ на стоимость проездного документа. Маршрутный лист работника подтверждает, что проездной он использовал не для своих личных нужд, а для выполнения производственных задач.

Если проездные билеты приобретены на длительный период, охватывающий несколько месяцев или кварталов, то предприятие на основании маршрутных листов может списывать часть стоимости проездных билетов на расходы соответствующего периода. Маршрутные листы могут быть ежедневными, а могут иметь форму недельных или месячных бланков. Форму маршрутных листов и период, на которых они заполняются, предприятие устанавливает в учетной политике.

Итоги

Учет денежных документов необходимо вести с использованием специального субсчета 50-3. Выдавать их необходимо подотчет. Это позволит предприятию минимизировать риски нехозяйственного использования денежных документов, а такжене корректного расчета налогооблагаемой базы по налогу на прибыль или НДС.