Электронный больничный. Электронный листок нетрудоспособности

Возможность подавать электронные больничные открылась с 1 июля 2017 года. Однако участники пилотного проекта по прямым выплатам ФСС России столкнулись с трудностями. В ходе пилота компании направляли в Фонд реестры больничных листков (установленного формата). Далеко не все сразу сумели отличить одно от другого и понять, нужно ли заполнять электронные больничные или, как прежде, заполнять реестры на выплату пособий. Из-за этого возникла путаница и даже некоторое недовольство операторами.

Главная причина неразберихи кроется в отсутствии утвержденного Регламента взаимодействия медучреждений, страхователей и фонда. Такой документ предусмотрен Федеральным законом от 01.05.2017 № 86-ФЗ, но пока существует только в виде проекта. Поэтому Фонд принимает временные меры для исправления ситуации. Как же компаниям действовать сейчас? Общая последовательность такая (участие в пилотном проекте ФСС России значения не имеет):

1.Заключить соглашение с ФСС (форму можно скачать на сайте Фонда, но оформить соглашение придется на бумаге).

2. Получить электронную подпись и убедиться, что с ней можно работать в системе ЕИИС «Соцстрах» (проверить это можно прямо на сайте Фонда через браузер, см. ниже).

3. Получить доступ к кабинету страхователя на cabinets.fss.ru .

4. Установить на компьютер бухгалтера СКЗИ (средство криптозащиты информации) и программу для обработки ЭЛН (или убедиться, что бухгалтерская программа способна работать с ЭЛН).

Важно

Вы можете, но пока не обязаны обрабатывать электронные больничные листки. Просто предупредите работников, что бухгалтерия пока не работает с такими больничными, чтобы работник в медучреждении получал обычный бумажный листок нетрудоспособности. Если работник принесет ЭЛН, а вы не готовы его обработать, работнику придется возвращаться в медучреждение и просить бумажный больничный.

Безопасность как препятствие

Затормозить работу с ЭЛН могут меры безопасности, принимаемые компаниями для защиты информации. Безопасники изолируют рабочие места бухгалтеров от интернета и работать с ЭЛН становится неудобно. Дело в том, что основное преимущество ЭЛН - это возможность взаимодействовать напрямую с ЕИИС «Соцстрах». Из этой системы компания может получить данные по больничным листкам непосредственно в бухгалтерскую программу, рассчитать сумму для оплаты больничного пособия и передать информацию о расчете в ЕИИС «Соцстрах».

Для этого бухгалтеру достаточно знать номер ЭЛН, который может сообщить работник в любой форме, хоть на бумаге записать.

Сложности при получении ЭЛН от ФСС можно обойти. К примеру, с любого компьютера организации с доступом в Интернет зайти в личный кабинет страхователя (https://cabinets.fss.ru/) и на вкладке «Электронные листки нетрудоспособности» скачать нужные больничные листки. При этом на компьютере должны быть установлены средства криптозащиты информации и сертификат электронной подписи организации (без него даже в личном кабинете страхователя не удастся получить ЭЛН).

Затем скачанные ЭЛН можно загрузить в бухгалтерскую программу, если программа, конечно, это позволяет.

С заполнением ЭЛН расчетными показателями такой «фокус» не пройдет. Если компьютер бухгалтера не имеет доступа в интернет, то загрузить из учетной программы данные так, чтобы они появились в личном кабинете страхователя, вряд ли получится. Придется либо вносить их на компьютере с доступом в интернет в «программе-набивалке» ФСС, либо заполнять непосредственно в личном кабинете страхователя. Некоторые бухгалтерские программы изначально предусматривают возможность заполнения документа на одном компьютере, а отправку - с другого. Просто поинтересуйтесь у поставщиков.

1. Используйте надежные антивирусные средства и регулярно обновляйте антивирусные базы.

2. Ограничьте запуск потенциально опасных файлов (с расширениями js,.cmd,.bat,.vba,.ps1).

3. Создавайте резервные копии данных, лучше с помощью специализированных средств резервного копирования. Храните резервные копии в другом месте (например, на серверах) или на отчуждаемых носителях. Ограничьте права на изменения файлов в папках с резервными копиями.

4. Используйте межсетевые экраны. При этом руководствуйтесь правилом «запрещать все, что не разрешено в явной форме».

5. Обновляйте программное обеспечение. Когда производителям становится известно о появлении критических уязвимостей, они выпускают обновления. В первую очередь контролируйте обновления операционных систем, браузеров и антивирусов.

6. Ограничьте права пользователей в системе. Пользователи с правами администратора - потенциальная цель атаки злоумышленника. Наделяйте пользователей правами доступа, необходимыми лишь для выполнения должностных обязанностей.

7. Используйте сложные и длинные пароли. Длинный пароль только из строчных букв может оказаться безопаснее, чем замысловатый набор из символов, букв и цифр.

8. Будьте бдительны. Подозрительно в хорошем смысле относитесь к каждому письму от неизвестных лиц. Не торопитесь открывать все вложения, а если появятся сомнения, то лучше посоветуйтесь с администратором.

Электронные подписи

Если с 01.04.2018 вступят в силу новые правила передачи информации о расчетах через портал ФСС, то компании потребуются сразу три квалифицированные электронные подписи (вместо одной): КЭП страхователя (как сейчас), КЭП руководителя и КЭП главного бухгалтера. Чтобы запросить ЭЛН из сервиса ФСС, достаточно будет ЭП юрлица (страхователя). А вот чтобы разместить в сервисе информацию о подсчитанных суммах больничных пособий, потребуется уже три ЭП (страхователя, руководителя и главного бухгалтера).

Все это может заметно осложнить работу. Пока дополнительных требований и пояснений на этот счет от Фонда нет, но логично предположить следующее:

• ЭП страхователя (юридического лица) - это любой КЭП юрлица (в том числе выданный для сдачи отчетности в контролирующие органы) с указанием физического лица. По сути, это может быть КЭП, оформленный на любого сотрудника, не только руководителя компании;
• ЭП руководителя - здесь по описанным требованиям может быть и КЭП юрлица (с указанием руководителя), и КЭП физического лица, выданный на самого руководителя;
• ЭП главного бухгалтера - здесь может быть и КЭП юрлица (с указанием бухгалтера), и КЭП физлица, выданный на самого бухгалтера.

Из частных разъяснений, данных ФСС, можно сделать вывод о том, что можно обойтись и двумя сертификатами ЭП, при условии, что сертификат на юридическое лицо оформлен на руководителя или главного бухгалтера. Это - текущая позиция Фонда, изменится ли она в будущем, прогнозировать сложно.

Совет

Убедиться, что ваша КЭП пригодна для работы с ЕИИС «Соцстрах», можно прямо через браузер на сайте фонда.

Что изменилось в работе

Вернемся теперь к участникам пилотного проекта Фонда по прямым выплатам. Cтрахователям из пилотных регионов стало несколько проще получать информацию о больничном. Им не придется сканировать бумажный листок нетрудоспособности или вручную вносить всю первичную информацию о больничном в реестр прямых выплат.

Нужные данные программа, в которой формируется реестр, сама извлечет из ЭЛН. Это безусловный плюс по сравнению с прежней ситуацией. Однако не обошлось без ложки дегтя. Теперь ЭЛН требуется сперва обработать в личном кабинете страхователя: дозаполнить «корешок» (часть с расчетом), подписать документ и дождаться изменения его статуса в системе ЕИИС «Соцстрах».

После этого нужно отправить, как и прежде, реестр пособий, сформированный на основе ЭЛН, на шлюз ФСС.

Тем, кто не участвует в пилоте, немного проще. Они обрабатывают ЭЛН в кабинете страхователя или в сервисе, который их оператор ЭДО предоставит для работы с кабинетом. Например, пользователь зайдет в свою программу для отправки отчетности, подгрузит из кабинета страхователя ЭЛН по номеру документа, обработает его, подпишет, после чего документ автоматически обработается в кабинете.

Сложности могут возникнуть из-за необходимости синхронизировать работу нескольких сервисов - учетной системы компании, в которой работает пользователь (вносит данные ЭЛН для учета и проведения расчетов) и систем ФСС. Если учетная система установлена на локальный ПК, обновить своевременно ее не всегда просто. Поэтому данные приходится вносить руками, перебивать из ЭЛН в свои программы.

Рынок сейчас очень нуждается в продуманных интеграционных решениях - программах, в которых можно импортировать и экспортировать ЭЛН, преобразовывать в формат реестра пособий (принимаемого шлюзом ФСС), выполнять все действия, не заходя в кабинет страхователя.

Вячеслав Шинкарев , эксперт сервиса компании СКБ Контур

Электронные больничные в стране с июля 2017 г. введены законным путем. Насколько обосновано их внедрение, каковы имеются преимущества и недостатки, осталась ли альтернатива – об этом речь ниже. В статье расскажем про оформление электронного больничного, дадим образец заполнения.

Основные цели внедрения электронного больничного

Система социального страхования, многие годы действующая в стране, довольно часто вызывает нарекания. Нередки случаи нарушения гражданских прав, в результате чего назначения больничного пособия можно добиться только после обращения в суд. Особенно часто проблемы с получением БЛ возникают в случае ликвидации предприятия, при назначении выплат по БиР.

Возможность оформить электронный больничный лист (ЭБЛ) – один из действенных способов гасить возможные конфликты до их проявления. Кроме того, внедрение ЭБЛ поспособствует:

• усилению контроля ФСС за фактами нетрудоспособности;
• ликвидации мошенничества в страховой сфере;
• минимизации рисков отказа в пособиях;
• упрощению расчетных процессов по страховым ситуациям;
• сокращению бухгалтерских издержек.

Важно! Врач сможет без промедления отправлять в фонд соцстраха все документы, на основании которых рассчитываются выплаты его пациенту.

Этапы и порядок работы с ЭБЛ

Порядок работы с больничными в электронной форме представлен так:

Важно! Медучреждения и предприятия должны установить специальное ПО и получить ЭЦП. Только тогда выдача ЭБЛ становится возможной.

Алгоритм работы с ЭБЛ работодателю

Для того, чтобы предприятие могло работать с ЭБЛ, нужна подготовка. Присоединиться к проекту вправе любая компания и организация вне зависимости от того, большая она или маленькая. Что нужно сделать владельцу:

1. Заключить с отделением фонда соцстрахования соглашение, подтверждающее информационное взаимодействие.
2. Оформить усиленную электронную подпись.
3. Приобрести и установить соответствующее ПО.
4. Внести изменения в действующую учетную политику – предусмотреть отдельной записью, что компания принимает все БЛ, в том числе, и электронные.
5. Открыть личный кабинет на cabinets.fss.ru. Для этого организация регистрируется на сайте gosuslugi.ru.

Через личный кабинет происходит обмен информацией об ЭБЛ с ФСС. Сотрудник компании также может посмотреть свой ЭБЛ в кабинете застрахованного лица в cabinets.fss.ru.

Функции личного электронного кабинета страхователя:

• получение данных о ЭБЛ, закрытого доктором;
• ввод сведений о страховом стаже, заработке заболевшего сотрудника;
• просмотр имеющихся ЭБЛ, их распечатывание;
• оперативный обмен сведениями с ФСС;
• выверка реестров БЛ, поданных в ФСС, поиск необходимых документов;
• доступ к журналу обмена сведениями между компанией и ФСС;
• поиск и ознакомление с пособиями, которые выплачены ФСС. Проводится по ФИО, СНИЛС сотрудника и статусу денежной компенсации;
• загрузка в xml-файл перечня найденных в процессе проверки пособий и реестра недочетов и ошибок;
• формирование в фонд соцстрахования обращений;
• подача заявки в ФСС касательно записи на прием к конкретному сотруднику.

У работодателя есть выбор. Он вправе не подключаться к сайту и не открывать личный кабинет. Тогда его сотрудники смогут получать только обычный бумажный БЛ. Если и компания, и медучреждение участвуют в формировании ЭБЛ, заболевший сотрудник сам решает, в каком виде ему оформлять БЛ. Когда он выбирает электронный вариант, то должен написать письменное согласие в установленной Минтрудом форме.

Как заполнять электронный листок нетрудоспособности

Особенности заполнения ЭБЛ:

• используемая форма БЛ такая, как и в бумажном варианте. Она утверждена в 2011 году;
• бланк имеет отличную защиту. Его легко заполнить с помощью ПК, и это значительно упрощает труд медиков. В виде кодов зашифровывается отдельная информация;
• главная особенность бланка – возможность обработки на ПК и машиночитаемость.

ЭБЛ заполняется по тем же принципам, что и бумажный образец. В него необходимо внести сведения касательно:

1. Наименования организации и должности больного.
2. Формы занятости – постоянной или по совместительству.
3. Регистрационных номеров и кодов подчиненности компании.
4. ИНН и СНИЛС сотрудника-больного.
5. Количества полных лет страхового стажа.
6. Средней зарплаты.
7. Размера пособия.
8. Общего количества денег, которые подлежат выдаче на руки.
9. Условий начисления (спецкоды от 43 до 51). Если необходимо, то записывается несколько. Читайте также статью: → « ».

Работники медучреждения заносят информацию о:

• названии своей организации;
• ФИО и должности доктора;
• причине временной нетрудоспособности в виде кода, состоящего из двух цифр.

Важно! Если ЭБЛ выдается более чем на 15 дней, нужны дополнительные подписи: главврача и председателя врачебной комиссии.

Удобно ли использовать ЭБЛ – плюсы

Работники ФСС считают, что в оформлении ЭБЛ есть плюсы:

Недостатки ЭБЛ – насколько они серьезные

Идеальных вариантов решения любой проблемы не существует. Есть только наиболее оптимальные. Замена бумажных листов электронными – в числе рациональных. Минусы присутствуют, но они не могут перевесить преимущества. Среди недостатков ЭБЛ выделяются такие:

Касательно минусов для сотрудников компаний, то они, скорее, морального содержания – покупка больничного листа и его подделка становятся невозможными. Для полного перехода на выдачу ЭБЛ во всех медучреждениях необходимо провести модернизацию и установить современное ПО.

Как оплачивается выданный ЭБЛ

Оплата по ЭБЛ производится так же, как и по бумажному. Но некоторые отличия, все же, существуют. Основное в том, что компенсация перечисляется на банковский счет сотрудника независимо от дня месяца. Не нужно ожидать зарплаты или аванса, чтобы получить оплату по БЛ. Первые три дня болезни оплачиваются работодателем. Компенсация касательно ухода за малышом или близким пожилым родственником проводится за счет ФСС. Это касается и БЛ, выданного в связи с БиР.

Сотрудник может проверить, правильно ли сделан расчет его компенсации. Для этого в системе есть калькулятор. ФСС сможет контролировать, в срок ли назначено пособие и вовремя ли выплачено. Для внутренней отчетности ЭЦБ можно распечатать или экспортировать в отдельный файл.

Что делать при наличии ошибок в ЭБЛ

Поскольку ЭБЛ заполняет человек, то вполне возможны ошибки. При их обнаружении, следует обратиться в медучреждение за оформлением дубликата.

Ошибкой не считается, если:

• название организации записано в кавычках;
• внесено сокращенное наименование компании, которое фактически не зарегистрировано;
• при заполнении специальности доктора использовано сокращение.

Пример 1. В фирму поступил ЭБЛ сотрудницы, которая лечилась в условиях стационара в марте 2017 года. Пособие рассчитано и выплачено. Внутренняя ревизия в июне этого же года обнаружила ошибку в БЛ: вместо даты выдачи проставлено начало недуга, а не день выписки из лечебницы. Сотрудница обратилась с письменной просьбой в лечебное учреждение, и там оформили дубликат ЭБЛ с правильными датами в той же электронной форме. Инцидент был исчерпан.

Топ-5 популярных вопросов

Вопрос №1. Как больной получает ЭБЛ?

Когда доктор закрывает больничный, он сообщает пациенту его электронный номер. Также этот номер передается работодателю. Поэтому на руки пациенту документ не выдается. За указанным номером он может ознакомиться со своим ЭБЛ в личном кабинете на сайте, указанном выше.

Вопрос №2. Можно ли получить бумажный БЛ вместо электронного?

Медучреждение не имеет право заставлять больного оформить именно ЭБЛ. Если медучреждение и предприятие, где работает пациент, подключены к электронной системе, то только от больного зависит выбор формы. Во всяком случае, на данный момент времени. В дальнейшем, когда все организации и предприятия подключатся к системе и установят ПО, будут действовать только ЭБЛ.

Вопрос №3. Все ли предприятия обязаны переходить на выдачу ЭБЛ?

Поскольку малый бизнес с численностью до 25 человек не обязан сдавать отчеты в электронной форме, то можно сделать вывод, что и ЭБЛ они могут не оформлять. Например, если у предпринимателя работает 5 человек, то, скорее всего, он посчитает нецелесообразным внедрение сложных электронных систем. Его выбор – бумажные БЛ.

Вопрос №4. Кто имеет доступ к информации об ЭБЛ?

Сведения, поступившие в электронную базу данных, доступны работникам ФСС, руководителю компании и медработникам. Сотрудник может ознакомиться только со своим ЭБЛ, введя в систему его номер.

Вопрос №5. Можно ли подделать ЭБЛ?

Подделать ЭБЛ трудно, ведь он подписывается ЭЦП медучреждения и доктора. Для его оформления отведены специальные защищенные каналы связи. Поэтому для подделки нужно иметь особые знания и умения, которыми обладают хакеры, или же вступить в криминальный сговор с доктором.

Внедрение ЭБЛ значительно упрощает процесс расчетов и возмещения пособий для фонда соцстраха, работодателей и трудящихся. Пациенту нужно только обратиться в медучреждение за БЛ, как об этом сразу стает известно и в ФСС, и на работе. При подключении и клиники, и компании работодателя к электронному обмену информацией, сотрудник решает самостоятельно, какой бюллетень брать – обычный или электронный.

Внесенные в законодательство поправки не ставят однозначной цели полной замены БЛ с бумажных на электронные. Чтобы это стало возможным, понадобятся значительные денежные инвестиции.

Звонок в один клик

С июля прошлого года больничный лист можно выписывать как в бумажном, так и в электронном виде. Но только в том случае, если пациент на это согласится, а врач будет иметь техническую возможность оформить цифровой документ. После этого подключенному к системе «Соцстрах» работодателю останется лишь дополнить его необходимой информацией и выплатить сотруднику пособие по нетрудоспособности.

Форма листка нетрудоспособности остается неизменной с 2011 года. Однако с прошлого года поменялся способ его выдачи – перестали оформлять исключительно на бумажном бланке. С 1 июля 2017 года пациентам больниц и поликлиник начали выдавать электронные больничные листы. Это новшество в порядке эксперимента вначале осваивали единичные регионы, среди которых была Москва. Пилотный проект признали успешным, и теперь электронные больничные можно оформить в десятках регионов. Лишь недостаточная материальная и техническая база медицинских учреждений мешает нововведению стать повсеместным.

Вводя электронный больничный лист, законодатели преследовали три основных цели:

• упростить взаимодействие между лечебной организацией, работодателем, заболевшим работником и ФСС;
• уменьшить оборот бумажных документов;
• повысить контроль над подлинностью листков нетрудоспособности, сделать прозрачной их выдачу.

Несмотря на то, что оформление «цифровых» больничных – законодательно разрешенная медицинская госуслуга, выписать их врач сможет только при выполнении трех обязательных условий:

1. Работодатель сотрудника зарегистрировался на официальном ведомственном сайте ФСС и открыл там личный кабинет.
2. Медицинское учреждение подключилось к специальной информационной системе по выдаче электронных листков нетрудоспособности.
3. Пациент оформил и подписал согласие о выдаче цифрового документа.

Правительственное Постановление № 1567 от 16.12.2017, утвердившее инструкцию взаимодействия между страхователем (работодателем), страховщиком (ФСС) и медучреждением.

Приказ Минздравсоцразвития № 624н от 29.06.2011 о порядке выписки больничных.

Как это работает

Электронный больничный документ медицинское учреждение открывает по следующей схеме:

1. Работник, посетив кабинет врача, сообщает ему о желании взять электронный листок нетрудоспособности (кратко – ЭЛН). При этом он:
   • сообщает доктору об участии работодателя-страхователя в информационном обмене сведениями, необходимыми для формирования «цифровых» больничных;
   • заполняет и подписывает заявление о согласии на выдачу документа в электронной форме;
   • предъявляет СНИЛС или сообщает его номер.
2. Врач отправляет онлайн-запрос в информационную систему («Соцстрах») о присвоении документу номера. Получив его, медработник при помощи специально разработанного программного обеспечения производит заполнение ЭЛН. Номер больничного сообщают застрахованному лицу (пациенту).
3. Завершив действия по оформлению электронного больничного, доктор удостоверяет его цифровой личной подписью.
4. Сформированный документ по сети медицинское учреждение заверяет собственной подписью и направляет в «Соцстрах».

Если болезнь сотрудника затянулась, и понадобилось продление листка нетрудоспособности, он, по мере необходимости, дополняется новыми записями. После закрытия больничного, в ЭЛН вносится соответствующая запись, документ заверяется цифровой подписью доктора и клиники, а затем отправляется в «Соцстрах».

Данная услуга оказывается пациентам лечебных организаций бесплатно. Вся информация передается по специальным защищенным каналам, которые считаются недоступными для чужого взора или коррекции данных со стороны постороннего лица.

Действия кадровиков при получении ЭЛН

Узнав номер электронного листка нетрудоспособности, сотрудник сообщает его работодателю. По нему и номеру СНИЛС самого работника кадровики или бухгалтеры в электронном виде запрашивают данные о больничном в ФСС. Чтобы она высветилась на экране, необходимо щелкнуть по кнопке «ПОЛУЧИТЬ ЛН».

Важное замечание! Работодатель получает доступ к цифровому больничному листу сотрудника только после того, как документ будет закрыт медицинской организацией. Просмотреть действующий ЭЛН он не сможет.

Когда представитель работодателя получит электронный документ, он вносит в него недостающую информацию, и исправляет, если что-то заполнено неверно (сообщение об этом он видит внутри системы). Для него в программе имеется красноречивая вкладка: «Заполняется работодателем». Туда он, в частности, вносит:

• наименование компании, где трудится застрахованное лицо;
• совместителем или основным работником является владелец гражданин, которому выписан больничный;
• его ИНН;
• фамилии с инициалами – руководителя фирмы и главбуха;
• средний заработок застрахованного сотрудника и его стаж;
• период нетрудоспособности;
• дата, когда он приступил к работе, и иные сведения.

На основе введенных данных пособие, положенное сотруднику в связи с нетрудоспособностью, рассчитывается программой автоматически. Сотрудник получает выплату за больничный лист, а данные о ее размере сообщаются страховщику – в ФСС.

Преимущества и недостатки электронного оформления

С одной стороны, сокращение бумажной работы и высокая степень достоверности ЭЛН являются его неоспоримыми преимуществами над бумажными аналогами. Однако и недостатков у данного метода пока хватает.

Таблица 1. Достоинства и недостатки оформления больничных листов в электронном виде

Останется ли бумажный вариант

Если не заглядывать в совсем далекое будущее, можно с уверенностью предположить, что привычные бумажные больничные послужат россиянам довольно долго. Их насильственное безальтернативное внедрение может больно ударить по карману малого бизнеса, когда, например, фирма, состоящая из 3-5 человек, будет вынуждена покупать дорогую технику и нести иные расходы только ради прихоти государства.

Напомним, что по ныне действующему законодательству организации, где работает менее 25 человек, вообще не обязаны вести отчетность в электронном виде. И это правило касается и отчетности по больничным листам.

Низкая оснащенность лечебных учреждений во многих регионах России также будет тормозить переход исключительно на ЭЛН. В обозримые десятилетия врачи, скорее всего, сохранят навык оформления листков нетрудоспособности на бумажных бланках.

Об иных преимуществах электронного больничного листа и порядке его выдачи рассказывает видеосюжет:

Федеральным законом от 01.05.2017 № 86-ФЗ предусмотрено введение с 1 июля 2017 года электронных листков нетрудоспособности (больничных). Как будет выглядеть процедура оформления и оплаты электронных больничных листов? Что нужно делать работодателю для выплаты пособий по электронным больничным? Что нужно знать бухгалтеру о нововведении? Чем и когда определили штрафы за бездействия работодателя по переходу на больничные в электронном виде? Давайте разбираться.

Больничные листы: вводная информация

Медицинские лицензированные организации (например, поликлиники) выдают работающим физическим лицам листки о болезни при утрате трудоспособности. Также листки нетрудоспособности выдаются для подтверждения права на отпуск по беременности и родам, а также на период ухода за нездоровыми членами семьи (например, детей). Такие листки принято называть просто «больничными».

По общему правилу, сотрудник должен предъявить работодателю (компании или индивидуальному предпринимателю) больничный листок в день выхода на работу. Ведь именно этим документом он может обосновать свое временное отсутствие на работе (п. 1 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 № 624н).

Больничные листки являются первичными учетными документами. Поэтому храните их не менее пяти лет. Такой срок установлен пунктом 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ.

Действия работодателя до 1 июля 2017 года

Работодатель, получивший листок нетрудоспособности до 1 июля 2017 года, обязан назначить и выплатить работнику полагающееся ему пособие. Или же передать пакет документов в подразделение ФСС, если в регионе действует пилотный проект по выплате пособий напрямую из фонда. То есть, в любом случае, работодатель тем или иным образом должен взаимодействоват с листками нетрудоспособности.

Получив больничный лист, работодателю обязательно требуется заполнить раздел больничного «Заполняется работодателем». Этот раздел заполняется печатными заглавными буквами гелевой, капиллярной или перьевой ручкой с чернилами черного цвета либо с применением печатающих устройств. Шариковой ручкой заполнять этот раздел нельзя. При этом все записи не должны выходить за пределы границ ячеек.

Расходы на пособия, которые выплачены по неправильно оформленному больничному листку, ФСС России может не компенсировать (п. 4 ч. 1 ст. 4.2, ч. 5 ст. 13 Закона от 29 декабря 2006 № 255-ФЗ). Кроме того, проблемы возникнут, если недобросовестный работник представил в бухгалтерию или отдел кадров поддельный больничны листок.

Что меняется с 1 июля 2017 года: введение электронных больничных

В соответствии с Федеральным законом от 01.05.2017 № 86-ФЗ медицинские организации всех регионов вправе (и должны!) оформлять больничные листки в электронном виде. Как это будет?

С 1 июля 2017 года будут действовать оба формата больничного: «бумажный» и электронный. Врач медицинской организации оформит больничный листок либо в печатном виде, либо в электронном виде с согласия сотрудника. Данные электронного больничного занесут в специальную базу ФСС России. Она же будет доступна и работодателям. Схема взаимодействия будет выглядеть так:

Как подготовиться работодателям

Чтобы работать с электронными больничными листками, организации потребуется личный кабинет на cabinets.fss.ru. В личном кабинете можно будет получить уведомление о поступлении электронного больничного и в электронном виде заполнить раздел «Заполняется работодателем».

Личный электронный кабинет страхователя выполняет следующие функции:

• получение данных нового электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН), закрытого в медицинской организации;
• просмотр электронных листков нетрудоспособности, вывод на печать;
• ввод сведений страхователя в существующие ЭЛН, в т.ч. с количеством периодов нетрудоспособности более 3х;
• экспорт данных ЭЛН в xml-файл с возможностью последующей загрузки этого файла в ПО страхователя для создания и подписания реестров для отправки в ФСС
• поиск и просмотр поданных в ФСС реестров листков нетрудоспособности;
• поиск и просмотр пособий, выплаченных ФСС в рамках прямых выплат. Поиск осуществляется по ФИО, СНИЛС и статусу пособия;
• просмотр журнала обмена данными между Страхователем и ФСС, с возможностью сохранения запросов и полученных ответов в xml-файл
• просмотр и выгрузка в xml-файл (для дальнейшей обработке в ПО Страхователя) списка ошибок при проверке реестра и пособий;
• формирование обращений в ФСС (в части прямых выплат), с возможностью поиска по номеру, теме, статусу и дате поданного запроса;
• просмотр извещений, сформированных сотрудником ФСС при работе с реестром и пособиями;
• подача заявки на запись на прием в региональное отделение ФСС (по вопросу консультаций в части прямых выплат).

Вместе с этим, работодатели вправе не открывать личный кабинет и не подключаться к электронному обмену больничными. Но в таком случае сотрудники такого страхователя смогут получить только «бумажные» листки нетрудоспособности. Электронные больничные будет для них недоступны, поскольку сотрудники из ФСС не найдут страхователя в единой информационной базе.

Если клиника и работодатель участвуют в электронном обмене, сотрудник сможет решить, какой брать бюллетень - бумажный или электронный.

Обязательными реквизитами электронного листка нетрудоспособности являются, в частности, сведения, содержащие ИНН и СНИЛС сотрудника, название организации-работодателя, сведения о среднем заработке для исчисления пособия, подписи врачей и т. д. Если листок выдан более чем на 15 дней, то необходимы также подписи председателя врачебной комиссии и главного врача медицинской организации (п. 11 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н).

Плюсы электронных больничных

Организациям и ИП не обязательно подключаться к системе обмена электронными больничными. Штрафов за то, что компания не перешла на электронные больничные пока не предусмотрено. Однако, по нашему мнению, в переходе на электронные больничные листы с 1 июля 2017 года смысл есть. Электронный больничный, как минимум, удобнее, чем бумажный. Его проще заполнять, не требуется следить за цветом чернил, размером букв, расположением печати и прочее. Более того, ФСС не потребуется переживать, что работник сдал работодателю поддельный рабочий лист.
Заметим, что электронные больничные листки вводят по результатам пилотного проекта. В 2015-2016 годах электронные больничные выдавали в Тамбовской, Астраханской, Белгородской и Самарской областях, а также в Хабаровском крае, Татарстане и Крыму. Вместе с электронными листками медицинские работники врачи формировали больничные и на бумаге. За это время в эксперименте приняли участие 150 организаций, а листки нетрудоспособности в электронном виде получили полмиллиона человек. В итоге – эксперимент оказался успешным.