Коммуникационная система управления проектом. Управление коммуникациями в проекте

Менеджмент, консалтинг и предпринимательство

Коммуникации Управление коммуникациями проекта управление взаимодействием информационными связями управленческая функция направленная на обеспечение своевременного сбора генерации распределения и сохранения необходимой проектной информации. Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы связи взаимодействий между участниками проекта передачу управленческой и отчетной информации направленной на обеспечение достижения целей проекта. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в...

28.Коммуникационная система управления проектом.

Коммуникации

Управление коммуникациями проекта (управление взаимодействием, информационными связями) — управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации.

Под информацией понимают собранные, обработанные и распределенные данные. Чтобы быть полезной для принятия решений, информация должна быть предоставлена своевременно, по назначению и в удобной форме. Это решается использованием современных информационных технологий в рамках системы управления проектом.

Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы связи (взаимодействий) между участниками проекта, передачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обязанностями. Функция управления информационными связями включает в себя следующие процессы:

• планирование системы коммуникаций — определение информационных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки);
• сбор и распределение информации — процессы регулярного сбора и своевременной доставки необходимой информации участникам проекта;
• отчетность о ходе выполнения проекта — обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование;
• документирование хода работ — сбор, обработка и организация хранения документации по проекту.

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать
6677.		Гены, регулирующие синтез фибриногена	20.73 KB
	Гены, регулирующие синтез фибриногена. Наряду с тромбоцитами маркером сердечно-сосудистой и цереброваскулярной патологии является повышенный уровень фибриногена. Одной из причин, приводящих к изменению концентрации фибриногена в крови, могут быть ст...
6678.		Цель изучения биологии в медицинском вузе	18 KB
	Цель изучения биологии в медицинском вузе Уметь интерпретировать универсальные биологические явления, основные свойства живого (наследственность, изменчивость, раздражимость, обмен веществ и т. д.) в применении к человеку. Знать эволюционные свя...
6679.		Диалекта материалистического понимания жизни. Уровни организации живой природы	19.73 KB
	Диалекта материалистического понимания жизни. Уровни организации живой природы. Все живые организмы избирательно относятся к окружающей среде. Состав химических элементов живых систем отличаются от химических элементов земной коры. В земной коре O,S...
6680.		Клеточная теория. Биология клетки	23.44 KB
	Клеточная теория. Биология клетки. Конец XIX века - возникновение цитологии 1665 - англ. Роберт Гук, рассматривая срез пробки, увидел целлюлозные оболочки и ввел термин клетка. 1838 - 1839 - М. Шлейден и Т. Шванн предложили клет...
6681.		Существование клеток во времени и пространстве. Клеточный цикл и его регуляция	21.53 KB
	Существование клеток во времени и пространстве. Клеточный цикл и его регуляция. Универсальные химические соединения - нуклеиновые кислоты. Они состоят из 3 компонентов, связанных между собой: азоистого основания (А,Г,Ц,Т,У), 2-дезокси - Д...
6682.		Размножение организмов. Гаметогенез. Закономерности ово - и сперматогенеза	22.43 KB
	Размножение организмов. Формы размножения и их биологическое значение. Строение половых клеток. Гаметогенез. Закономерности ово - и сперматогенеза. Оплодотворение. Фазы и биологическая сущность. Размножение - приспособление организм...
6683.		Генетика человека. Наследственно обусловленные различия людей	27.98 KB
	Генетика человека. Наследственно обусловленные различия людей. Генетическая терминология. Основные нарушения кариотипа и их фенотипические проявления. Генетический мозаицизм. Структурные аномалии хромосом. Евгеник...
6684.		Наследственность. Структурные уровни организации наследственного материала	22.72 KB
	Наследственность. Структурные уровни организации наследственного материала. Наследственность. Структурные уровни организации наследственного материала. Регуляция экспрессии генов. Ген - единица наследственности. Наследст...
6685.		Геном. Генотип. Фенотип	24.18 KB
	Геном. Генотип. Фенотип. Фенотип как результат реализации генотипа в определенной среде. Количественная и качественная специфика проявления генов в признаках. Взаимодействие неаллельных генов. Геном - совокупность генов, харак...

Изучив материал главы, студент должен:

знать

• какую роль играет управление коммуникациями в управлении проектами;
• виды информации и информационные потребности участников проекта;
• основные технологии коммуникаций в управлении проектами;
• ожидания участников и заинтересованных лиц проекта;
• стадии развития конфликтов при управлении проектами;
• источники возникновения конфликтов и пути их разрешения;

уметь

• разрабатывать планы коммуникаций в проекте;
• подготавливать совещания;
• составлять протоколы совещаний и журналы выявления проблем;
• диагностировать конфликты при реализации проектов;

владеть

• технологиями коммуницирования;
• навыками планирования коммуникаций;
• навыками диагностирования конфликтов;
• навыками разрешения конфликтов.

Ключевые термины: коммуникации, коммуникационные технологии, управление ожиданиями, разрешение конфликтами.

Роль коммуникаций в проекте. Планирование управления коммуникациями

Коммуникации – это процессы, связанные с обеспечением своевременного и соответствующего формирования, сбора, распространения, хранения и окончательного размещения проектной информации. Поскольку проекты выполняются людьми, осуществляющими различные функции, находящимися зачастую на значительном расстоянии друг от друга, вопросы информационного обмена и координации действий очень важны. В ходе коммуникаций согласуются цели, координируются действия людей, выявляются и решаются проблемы, регулируются ожидания участников проекта. Согласно Э. Верзуху, начиная с формулировки содержания работы и заканчивая управлением рисками и детальным планированием, каждый из методов управления проектами по сути представляет собой тот или иной метод коммуникации.

Схематически процесс коммуникаций может быть представлен моделью, показанной на рис. 10.1.

Рис. 10.1.

План управления коммуникациями – это документ, описывающий:

• – требования и ожидания от коммуникаций для проекта;
• – как и в каком виде будет происходить обмен информацией;
• – когда и где будут иметь место коммуникации;
• – кто несет ответственность за обеспечение каждого типа коммуникаций.

Под коммуникационными требованиями понимаются общие (суммарные) потребности участников проекта в информации. У членов проектной команды есть четыре основных типа таких требований.

Во-первых, это потребность в информации о распределении ответственности. Каждому члену команды необходимо точно знать, за какую часть проекта он отвечает, каковы его полномочия и обязанности. Основой для такой информации выступает организационная структура проекта.

Во-вторых, это потребность в координации. Выполняя работы проекта, члены команды зависят друг от друга. Координирующая информация обеспечивает высокую эффективность совместной работы членов проектной команды. В категорию координирующей информации попадает информация о внесении в проект любых изменений.

В-третьих, необходима информация о ходе реализации проекта, достигнутом прогрессе. Члены команды должны располагать информацией о текущем состоянии проекта, что позволяет вовремя выявлять проблемы и предпринимать меры по их разрешению. К такого рода информации относятся отчеты о средствах, затраченных на определенный момент времени, о соблюдении календарного плана и расписания проекта. Также важна информация о текущем статусе рисков и возникающих проблемах.

В-четвертых, члены команды нуждаются в информации о принимаемых решениях. Они должны знать о решениях, принимаемых руководством, спонсорами проекта и клиентами, если эти решения касается самого проекта, либо его экономического окружения. Примером подобной информации служат устав проекта, содержание работ, график выполнения работ, бюджет проекта.

Естественно, сами потребности людей в коммуникациях выходят за рамки перечисленных четырех пунктов. Но в рамках управления коммуникациями проекта следует учитывать только то, что "необходимо и достаточно" для успеха проекта. Избыток информации, равно как и се недостаток, негативно влияет на осуществление проекта.

Основой для обеспечения коммуникационных требований является организационная структура проекта. Также важны для выдвижения коммуникационных требований и управления коммуникациями следующие аспекты проекта:

• подразделения и специальности, вовлеченные в проект;
• логистика количества и местоположений людей, вовлеченных в проект;
• внутренние и внешние информационные потребности участников.

В процессе планирования коммуникаций определяются информация и взаимодействия, необходимые участникам проекта. Например, каким лицам какая информация нужна, когда она им понадобится, кто и каким образом должен им эту информацию предоставить. Хотя потребность в передаче информации проекта существует во всех проектах, информационные потребности и методы ее распространения могут сильно отличаться. Важным фактором достижения успеха проекта является выявление информационных потребностей участников проекта и определение подходящих средств удовлетворения этих потребностей.

В большинстве проектов основная часть планирования коммуникаций выполняется на самых ранних фазах проекта. Однако результаты данного процесса планирования регулярно пересматриваются на протяжении всего проекта и, при необходимости, изменяются, чтобы они сохраняли свою актуальность.

План управления коммуникациями является составной частью плана управления проектом или включается в него в виде вспомогательного плана. План управления коммуникациями содержит:

• – требования к коммуникациям со стороны участников проекта;
• – сведения о передаваемой информации, включая формат, содержание и уровень детализации;
• – имя сотрудника, ответственного за передачу информации;
• – имя сотрудника или группы – получателей данной информации;
• – методы или технологии, используемые для передачи информации (например, служебная записка, электронная почта и (или) пресс-релизы);
• – частота коммуникации (например, еженедельно);
• – схема передачи по инстанциям, определяющая сроки и порядок передачи на вышестоящие уровни (цепочка) проблем, которые не могут быть решены персоналом на низшем уровне;
• – метод обновления и уточнения плана управления коммуникациями по мере продвижения и развития проекта;
• – глоссарий общепринятой терминологии.

В план управления коммуникациями могут также включаться принципы проведения совещаний по текущему состоянию проекта, собраний команды проекта, электронных совещаний и рассылкам электронной почты. План управления взаимодействием может быть официальным или неофициальным, подробным или обобщенным в зависимости от потребностей проекта.

План управления коммуникациями является частью общего плана управления проектом или включается в него как вспомогательный план. Шаблон разделов данного плана приведен в табл. 10.1.

Таблица 10.1

Разделы плана управления коммуникациями

Раздел плана

Планирование коммуникаций и управления конфигурацией в проекте

Формирование стратегии коммуникаций. Идентификация объектов управления конфигурацией проекта. Процедура создания нового элемента конфигурации.

Инфраструктура проекта. Формирование базовой линии конфигурации проекта.

Организация управления конфигурацией проекта.

Организация документирования статуса элементов конфигурации.

Пример стратегии коммуникации.

Пример требований к инфраструктуре офиса проекта (фрагмент).

Пример процедуры создания инфраструктуры проекта.

Пример процедуры обеспечения хранения документов.

Пример процедуры подготовки документов.

Пример процедуры отчетности о деятельности.

Формирование стратегии коммуникаций

Для того чтобы проектные коммуникации наиболее эффективно решали задачи, стоящие перед проектом, еще на фазе планирования проекта необходимо четко сформулировать стратегию коммуникаций . Как было показано ранее, наиболее важным элементом планирования коммуникаций является идентификация получателей информации, далее следует озаботиться планированием содержания информационных сообщений, которое может значительно меняться в зависимости от адресата. Затем происходит выбор канала коммуникации и определение отправителя. За фактическим выполнением коммуникаций необходимо всегда осуществлять обратную связь , позволяющую нам корректировать наши действия в дальнейшем.

Относительно содержания любое сообщение на проекте должно включать в себя информацию следующего рода.

1. Удовлетворение потребности участников проекта понимать Участники проекта должны иметь возможность получить объективную, полную и непротиворечивую информацию о целях и задачах проекта и иметь возможность сформировать собственное рациональное мнение о проекте.

2. Удовлетворение потребности участников проекта чувствовать Заинтересованные стороны должны четко понимать, какие процедуры предусмотрены для организации их участия в принятии решений по проекту, есть ли каналы обратной связи , как они могут быть вовлечены в реализацию наиболее значимой для них части проекта.

3. Удовлетворение потребности участников проекта действовать Сотрудники должны быть проинформированы, какие средства,

методы, инструменты предусмотрены для их скорейшей адаптации в условиях новой организационно-функциональной среды бизнеса организации.

Пример стратегии коммуникации

Типовая структура стратегии коммуникации включает в себя следующие разделы.

1. Цели и задачи информирования участников проекта Например:

В рамках реализуемой стратегии информирование не сводится исключительно к обеспечению сотрудников необходимой информацией о проекте. Цели информирования направлены на повышение лояльности персонала компании к проекту, что служит достижению конечной цели управления изменениями – обеспечению безболезненного перехода к новому бизнес-стандарту. Перед процессом информирования стоят три основных цели:

1. обеспечение целевой аудитории информацией о целях, задачах и результатах проекта:

§ проинформировать сотрудников компании о проекте, его важности и выгодах;

§ обеспечить доступность, корректность и своевременность получения информации о проекте;

§ поддерживать интерес к проекту на всех фазах его реализации;

2. обеспечение целевой аудитории информацией об осведомленности проектной команды о предстоящих изменениях в функциональной среде и организационной структуре компании, и о проблемах, связанных с ними:

§ обеспечить своевременность получения информации о предстоящих изменениях целевыми аудиториями;

§ сформировать образ проекта как открытой, прозрачной и доступной инициативы;

§ реализовать сбор сведений об ожиданиях/опасениях бизнес-экспертов о предстоящих изменениях;

3. обеспечение целевой аудитории информацией о планах по переходу к новым процессам, обязанностям, методам работы:

§ сформировать образ проекта как инициативы, готовой поддерживать обратную связь , отвечать на вопросы и помогать в решении предстоящих проблем;

§ обеспечить заблаговременное информирование конечных пользователей о предстоящих мероприятиях, связанных с управлением изменениями;

2. Роли и обязанности

Указание конкретных лиц, ответственных за проектные коммуникации, и их места в организационной структуре проекта.

3. Целевая аудитория

Исходя из описанных выше целей информирования, целесообразно выделение трех целевых групп, на которые будут направлены действия, описанные в плане коммуникаций . Различия выделенных групп, характеризуемые степенью ответственности/участия в проекте, иерархией позиции внутри компании, а следовательно, лояльностью к результатам проекта, обуславливают использование нескольких каналов и мер информирования для каждой из них.

1. Бизнес-эксперты

Как правило, являются руководителями или ведущими специалистами линейных подразделений, обладают всей полнотой информации о существующих бизнес-процессах в конкретной области, принимают участие в согласовании перечня изменений процессов.

2. Ответственные за преобразования (1-го и 2-го уровня) Первый уровень представлен сотрудниками из числа руководителей

дирекций и управлений, которые выступают главной точкой контакта между группой управления изменениями и сетью ответственных за внедрение. Уровень их информированности и активного участия в процессе управления изменениями критичен для реализации проекта.

Второй уровень представлен сотрудниками уровня руководителей отделов, которые несут ответственность за реализацию мер по управлению изменениями на локальном уровне, так как являются связующим звеном между сетью ответственных за преобразования и конечными пользователями

Бизнес-эксперты могут входить в число ответственных за преобразования.

3. Конечные пользователи

Сотрудники компании, которые в последующем будут иметь дело с новыми процессами и системой в своей каждодневной работе. Цели информирования в первую очередь направлены на повышение уровня принятия системы именно этой целевой аудиторией.

4. Каналы коммуникаций

Перечисление каналов проектных коммуникаций рекомендуется делать в разрезе категорий, отраженных в шаблоне (см. табл. 7.1).

К коммуникационным каналам могут относиться как стандартные средства общения (телефон, электронная почта), так и более специфичные (совещания в группах, выездные семинары, сессии вопросов и ответов); кроме того, не следует упускать из виду и каналы коммуникаций , действующие по принципу pull, – это интернет-порталы, базы знаний и т.п. (см. рис. 7.1).

Рис. 7.1. Каналы коммуникаций и их воздействие

Для выявления эффективности существующих формальных каналов связи ниже приведен список рекомендованных вопросов.

1. Насколько быстро и как часто официальные решения руководства компании транслируются по этим коммуникационным каналам?

2. Какие заинтересованные стороны могут быть проинформированы посредством данного канала?

3. Насколько применим и действенен данный канал коммуникаций : есть ли ответственное лицо, возможно ли его использовать для внутренних и внешних коммуникаций?

4. Каким образом производится оценка данного канала коммуникаций ?

5. Насколько данный канал отвечает современным потребностям в информации, есть ли у него интерфейс взаимодействия с новыми информационно-коммуникационными технологиями?

Для выявления наиболее эффективных неформальных коммуникационных каналов предлагается использовать следующий список вопросов.

· Кто является (неформальным) лидером в организации?

· Чье мнение имеет наибольший вес при обсуждении важных вопросов?

· Каково отношение в организации к открытому распространению проектной информации и прозрачности деятельности смежных отделов?

Таким образом, каналы коммуникаций образуют 3 группы: формальные, специфичные для проекта и неформальные.

В матрице коммуникаций (см. табл. 7.2) по горизонтали перечислены все каналы коммуникаций , сгруппированные в 3 категории, которые упомянуты выше, а по вертикали – все участники проекта. На пересечении соответствующих строк и столбцов необходимо отражать, какой именно статус имеет тот или иной канал связи: основной, дополнительный или специфичный. Таким образом, просматривая строки, можно оценить степень дублирования информирования – взаимодействие с участниками по нескольким коммуникационным каналам. Каждая группа участников должна быть проинформирована хотя бы раз по формальному каналу, хотя бы раз по специфичному и один раз по неформальному коммуникационному каналу проекта. Степень дублирования следует соотносить с анализом воздействия (см. соответствующий раздел) участников проекта: если участник проекта является "агентом", то степень дублирования должна быть максимально высокой.

Таблица 7.2. Пример матрицы коммуникаций

Условные обозначения

Формальные

Специфичные

Неформальные

0 Основной канал коммуникаций?Дополнительный канал коммуникаций

Совещания

Интернет

Телеконференции

Бюллетени

Инфо-сессии

Бюллетень проекта

Обучение

Стенды вопросов

Электронная почта

Общение в фойе

Телефонные разговоры

Участники проекта

Отдел сбыта

Руководство

среднего звена

Производствен-

ные отделы

Поставщики

Профсоюзы

Анализируя матрицу коммуникаций по вертикали, можно определить стратегическую значимость определенного коммуникационного канала: если он оказывается основным коммуникационным каналом для большого количества групп участников, то следует его рассматривать как значимый актив проекта.

Организация обратной связи по проекту

Необходимость реализации обратной петли управления, в том числе и в коммуникациях, может быть обосновано следующим образом.

Эффективное информирование возможно только при двунаправленности проектных коммуникаций – наличии прямого и обратного канала связи. Последний из них обеспечивает контроль первого.

Мониторинг эффективности каналов информирования предполагает следующие аспекты:

· качество информации о проекте, поступающей по установленным официальным каналам информирования;

· достаточная интенсивность поступающей информации;

· полнота информации, поступающей по установленным официальным каналам информирования.

Процесс мониторинга эффективности информирования будет осуществляться путем распространения опросных форм (анкетный опрос) с установленной периодичностью и с использованием горячей линии вопросов и ответов на основе телефонной связи.

Рассмотренные 5 пунктов не являются исчерпывающим списком разделов стратегии коммуникации , но они наиболее значимы и, как правило, обязательны для грамотной подготовки плана коммуникаций .

Идентификация объектов управления конфигурацией проекта

Для введения в этот раздел, относительно редко выносимый на отдельное рассмотрение, дадим определение ключевым терминам.

Конфигурация – поименованный набор элементов, являющихся результатами проекта.

Элемент конфигурации – результат проекта или компонент результата, контролируемый в рамках процесса управления конфигурацией.

Ответственность за планирование, функционирование и контроль процесса управления конфигурацией возложена на менеджера по управлению конфигурацией. Если проект небольшой, эти функции выполняет руководитель проекта , но с увеличением масштаба проекта эта роль становится главной и требует отдельного назначения.

В должностные обязанности менеджера по управлению конфигурацией обязательно входит:

· разработка планов и процедур процесса управления конфигурацией;

· обеспечение реализации планов и документирование результатов;

· определение базовых положений проекта и содержание релизов;

· организация и контроль выполнения процедур процесса управления конфигурацией;

· контроль инструментальных средств хранения информации о процессе управления конфигурацией.

Определение объектов управления конфигурацией выполняется на основе анализа запланированных результатов проекта, зафиксированных в ключевых проектных документах: уставе и содержании проекта. По результатам анализа устанавливают структуру и организацию элементов, необходимых для создания рабочей среды процесса управления конфигурацией.

Работы по идентификации конфигураций определяют контролируемые элементы, устанавливают схемы идентификации для элементов и их версий, а также задают инструменты и описывают технику, которые используются для управления этими элементами. Данная деятельность является основой для всех других работ по конфигурационному управлению .

Идентификация элементов конфигурации, которые необходимо контролировать, служит первым шагом в организации контроля изменений, в рамках описываемого подхода реализуемых при помощи процесса интегрированного управления изменениями. Правильный выбор элементов конфигурации важен для обеспечения управляемого набора контролируемых элементов. Структурные связи между выбранными элементами конфигурации (и их составляющими) влияют на работы проекта. Элементы конфигурации развиваются по мере выполнения проекта. Версия элемента конфигурации рассматривается в качестве определенного состояния эволюционирующего элемента. По мере выполнения проекта происходит обновление версий – новая версия элемента, предназначенная для замены его текущей, старой, версии.

К объектам управления конфигурацией относятся компьютерные ресурсы, сервисное обслуживание, инструментальные средства, необходимые для создания инфраструктуры проекта. Своевременное создание инфраструктуры проекта является одним из критических факторов успеха на этапе планирования.

Процедура создания нового элемента конфигурации

Элементы конфигурации формируются по результатам разработки рабочего плана проекта. Новый элемент конфигурации принимается от уполномоченного члена команды проекта. Элементу присваивается идентификатор, определяется его начальное состояние и производится его размещение в репозитории УК, где устанавливается защита от несанкционированного доступа.

Инфраструктура проекта

Планирование инфраструктуры начинается с формирования требований. Как правило, требования к компьютерному оборудованию и сопутствующей инфраструктуре формируются на основе анализа внутренней информации компании, включающей оценку характеристики работы компьютерного оборудования. Инфраструктуру необходимо оценить относительно задач различного профиля, и проводить ее оценку на следующих уровнях:

· рабочие места;

· системы (серверы приложений и баз данных).

Рекомендуется назначать ответственного за обеспечение команды проекта оборудованием, созданием рабочей среды, библиотеки проекта. Работы по созданию инфраструктуры проекта необходимо контролировать. Для членов команды проекта на территории заказчика должны быть подготовлены рабочие места, оснащенные офисным оборудованием, телефонами, персональными компьютерами, принтерами, комнатами для ведения переговоров, учебными аудиториями и прочими материальными ресурсами. Одним из обязательных элементов инфраструктуры является библиотека проекта.

Пример требований к инфраструктуре офиса проекта (фрагмент)

Специальные помещения

Для осуществления рабочей группой проекта работ в группе компаний "Звездочка" заказчик предоставляет специальные помещения для размещения объединенной рабочей группы проекта.

Требования к помещениям

Помещение проектного офиса должно удовлетворять следующим требованиям:

на одного сотрудника должно приходиться не менее 5 м2 площади рабочей комнаты, рабочее место каждого сотрудника должно быть обеспечено:

· отдельным рабочим столом;

· стулом;

· двумя розетками электрической сети;

· одной розеткой для доступа в информационную сеть;

· одной розеткой для доступа в телефонную сеть (по дополнительному обоснованию);

· телефонным аппаратом (по дополнительному обоснованию). Каждое помещение офиса должно быть обеспечено:

· сетевым лазерным черно-белым принтером с возможностью двухсторонней печати на листах формата А4 и скоростью печати не менее 30 страниц в минуту;

· вешалкой для верхней одежды всех сотрудников, размещенных в рабочей комнате;

· одним шкафом для документов.

Рабочей группе проекта должна быть выделена в пользование рабочая комната для проведения переговоров, оборудованная:

· столом для заседаний;

· стульями;

· флип-чартом;

· экраном и проектором для проведения совещаний с участием 10 человек.

Обеспечение членов рабочей группы проекта персональными компьютерами :

· исполнитель, по возможности, привлекает к работе по проекту сотрудников, обеспеченных переносными компьютерами;

· сотрудники заказчика, привлекаемые к работам по проекту, обеспечиваются заказчиком персональными компьютерами в кратчайшие сроки;

· требования к характеристикам персональных компьютеров могут быть оговорены в зависимости от конкретных задач, выполняемых сотрудником.

Обеспечение рабочей группы проекта копировальной техникой Рабочая группа проекта обеспечивается заказчиком одним копировальным аппаратом с возможностью двухстороннего копирования листов формата А3 и А4 и автоматической подачей листов оригинала.

Обеспечение рабочей группы проекта канцелярскими принадлежностями Рабочая группа проекта обеспечивается заказчиком канцелярскими принадлежностями и бумагой по заявке администратора проекта от исполнителя.

Обеспечение информационного обмена членов рабочей группы проекта

· Заказчик обеспечивает выделение дискового ресурса совместного доступа для организации библиотеки проектной документации и библиотеки программных приложений, используемых проектом создания СДО.

· Заказчик обеспечивает выделение рабочей подсети для организации взаимодействия членов рабочей группы проекта.

· Заказчик обеспечивает доступ в Интернет для всех членов рабочей группы проекта.

· Заказчик обеспечивает выделение адреса электронной почты каждому члену рабочей группы проекта.

· Заказчик обеспечивает наличие телефонной связи с возможностью выхода в городскую телефонную сеть для каждого члена рабочей группы проекта от исполнителя (по дополнительному обоснованию).

Режим и место работы членов объединенной рабочей группы проекта

· Работы по проекту выполняются сотрудниками исполнителя или субподрядчика на территории заказчика и/или на территории исполнителя/субподрядчика.

· Начало рабочего дня для членов рабочей группы проекта – 9 часов 00 минут, окончание рабочего дня – 18 часов 00 минут, длительность обеденного перерыва – 1 час в интервале времени с 12:00 до 15:00. Руководители проекта от заказчика и исполнителя имеют право изменять режим работы для привлекаемых к проекту сотрудников при условии взаимного согласования таких изменений.

· Заказчик обеспечивает возможность работы сотрудников исполнителя на территории заказчика в вечернее и ночное время, а также в выходные и праздничные дни (при необходимости возможна круглосуточная работа) по предварительной заявке от исполнителя.

Пример процедуры создания инфраструктуры проекта

Для создания инфраструктуры необходимо:

· обеспечить поставки материальных ресурсов – требуется заказать или запросить необходимые ресурсы;

· организовать установку оборудования – обеспечить доставку, провести установку и тестирование оборудования;

· обеспечить сервисное обслуживание оборудования – разработать график сервисного обслуживания;

· протестировать рабочую среду на предмет ее совместимости с требованиями к функциональности, совместимости и доступности.

Формирование базовой линии конфигурации проекта

Базовая линия или фиксированный срез конфигурации – набор элементов конфигурации, формально определенный и зафиксированный по времени в процессе жизненного цикла ИС. В определенных случаях базовая линия может изменяться только через формальную процедуру контроля изменений. Фиксированный срез в сочетании со всеми утвержденными изменениями в отношении его представляет собой текущую утвержденную конфигурацию .

Различные элементы конфигурации передаются под управление конфигурацией в различные моменты времени и включаются в базовые линии в определенных точках жизненного цикла . Инициирующим событием является завершение определенных форм формального утверждения задач, таких как формальная оценка. Примерами элементов конфигурации могут служить настроенные модули ИС, руководство пользователя, планы тестирования, базы данных тестов и прочее.

Организация управления конфигурацией проекта

Для организации выполнения вышеперечисленных задач на стадии планирования ЖЦ ИС разрабатывается план управления конфигурацией, где излагается концепция и определяются средства для автоматизации процесса, а также расписываются все роли и деятельности в зависимости от стадии жизненного цикла ИС.

План управления конфигурацией (УК) разрабатывается на ранних стадиях этапа планирования и является частью плана управления проектом . Структура плана УК зависит от таких факторов, как тип проекта и его длительность, уровень формализации процессов, размер команды и прочее. Это означает, что структура плана в зависимости от проекта может существенно изменяться. В работе выполнен анализ факторов, влияющих на структуру плана.

Так, наличие нескольких офисов усложняет план, дополняя его регламентами взаимодействия между офисами, влияет на общую архитектуру проекта. Увеличение числа регионов воздействует на уровень формализма плана.

Относительный размер проекта воздействует на количество регламентов и их проработанность и детальность. Фазы, взаимодействие между группами, прохождение запросов на изменения описываются более детально. Чем крупнее проект, тем более формализованным должен быть план.

Количество конфигурационных элементов влияет только на более глубокую проработку идентификации элементов. В некоторых случаях полезно определить в плане все типы конфигурационных элементов на основании шаблонов.

Количество компонентов и подсистем влияют на выборку элементов из репозитория (способ выборки и обращения) и глубину изложения раздела, описывающего структуру проектного каталога План УК, обычно описывает все фазы жизненного цикла ИС. Иногда при работе с субподрядчиками бывает необходимо более четко выделить фазу, на которой подключается субподрядная организация.

На ход проекта и на план оказывают существенное воздействие такие факторы, как используемые средства разработки , платформа разработки (возможна разработка на нескольких платформах и для нескольких платформ одновременно). Большое значение имеют тип и количество средств реализации (автоматизации УК), их принадлежность одному или нескольким вендорам. Например, в проекте можно использовать средство управления версиями от одного производителя, а средство управления изменениями – от другого. Тип интеграции между средствами, архитектура интеграции должны быть детально рассмотрены в плане УК.

Уровень формализации зависит от многих факторов. Выбирая уровень формальности и глубины изложения, необходимо руководствоваться исходящими задачами и целями. Такие факторы, как сложность проекта, региональная разбросанность, тип проекта, наличие субподрядчиков, должны автоматически подвигнуть к написанию высоко формализованного плана УК. Средний и низкий уровень могут применяться в относительно краткосрочных проектах, проектах, в которых задействовано небольшое количество разработчиков. С ростом команды, разделением ролей план УК должен быть пересмотрен, уровень формализации поднят. В таблице 42 представлен пример структуры плана УК.

В зависимости от размера проекта некоторые пункты плана могут быть пропущены.

На стадии планирования управления конфигурацией необходимо также определить, какие программное обеспечение и аппаратные средства обеспечат достижение целей проекта, разработать планы по контролю и созданию документов проекта, а также определить стратегии, стандарты и процедуры проекта, обеспечивающие управление конфигурацией , документировать, каким образом будут идентифицироваться, организовываться и контролироваться элементы конфигурации

Организация документирования статуса элементов конфигурации

Пример процедуры обеспечения хранения документов.

Вся документация по проекту хранится в библиотеке проекта. Библиотека организована для обеспечения гарантии доступности документов команде проекта; регистрации и хранения копий измененных документов; хранения справочных материалов, включая документацию по стандартам; поддержки административной информации по проекту; хранения текущей (рабочей) информации.

Пример процедуры рассылки документов.

Пример процедуры подготовки документов

Все документы проекта должны иметь титульный лист, историю изменений, список рецензентов, таблицу рассылки.

Титульный лист обязательно содержит тему документа, автора, дату создания, дату последней модификации документа, идентификатор, по которому можно делать ссылки на документ, номер версии документа, кем утверждается документ.

История изменений включает дату изменения, автора вносимого изменения.

Пример процедуры отчетности о деятельности

Процедура отчетности о деятельности заключается в налаживании и поддержании процесса предоставления отчетности по реализации проекта. Управление временными рамками проекта осуществляется посредством отслеживания результатов проделанной работы, сообщения о которых являются частью предоставляемой отчетности.

Проектные документы будут готовиться проектными группами в ходе всего проекта, в соответствии с планом работ по проекту.

Все проектные документы будут передаваться на согласование и утверждение заказчику. Открытые вопросы по документу фиксируются в последнем разделе каждого документа "Открытые вопросы для настоящего документа" с вариантами решения вопроса. Открытые вопросы, которые не могут быть решены на уровне проектных групп и руководителя проекта, дублируются в журнале проблем и открытых вопросов, в соответствии с процедурой управления проблемами и открытыми вопросами.

Утвержденные проектные документы будут являться основой для последующих проектных работ.

Для выполнения документов будут использованы следующие программные средства:

· Microsoft Word 2010 – для подготовки текстовой части проектных документов;

· Microsoft Project 2010 – для подготовки планов проекта;

· Visio 2010 – для графического описания бизнес процессов.

Вся проектная документация будет храниться в электронном виде в библиотеке проекта.

Таблица 7.3. Структура плана управления конфигурацией
Раздел плана	Раздел плана	Требования к содержанию	Дополнительные комментарии
1. Введение		Введение в план УК представляет собой обзор содержания документа. Включает цели, область действия, определения, акронимы, сокращения, ссылки и обзор плана конфигурационного управления	Введение позволяет сделать документ более читаемым – объяснить основные моменты и расставить правильные акценты
1.1 Назначение		Содержит назначение документа "План конфигурационного управления"	Как правило, в назначение можно включить описание целей, которые решает данный план. Ведь план, в зависимости от размеров проекта, от географического распределения, также может различаться
1.2 Область применения		Краткое описание области применения плана; с какой моделью он связан, другие особенности, влияющие на документ	Зачастую можно описать подразделения, участвующие в процессе УК. Описать условия применения. При определении области полезно ответить для себя на ряд вопросов: Какова характеристика подконтрольных конфигурационных элементов? Чем должны управлять интерфейсы высокого уровня? Каковы временные рамки проекта? Каковы доступные ресурсы? Каковы подконтрольные сущности?
1.3 Определения, акронимы и сокращения	Definitions, Acronyms and Abbreviations	Представляет собой определения всех терминов, акронимов и сокращений, требующихся для точной интерпретации документа "План конфигурационного управления". Для предоставления этой информации можно воспользоваться ссылками на словарь проекта	Нам часто приходится сталкиваться с тем, что данный раздел либо игнорируют совсем, либо не придают ему особого значения. Те не менее, глоссарий – это составная и неотъемлемая часть ЛЮБОГО документа, плана УК в том числе.Здесь необходимо отразить и объяснить все термины УК и разрабатываемого продукта. Необходимо помнить, что хороший глоссарий позволит всем находиться в одном терминологическом пространстве. Вопросы: Определения легки и понятны всем участникам проекта? Есть ли список, на который можно легко сослаться? Необходимо ли определять данный термин?
		Этот подраздел представляет полный список всех документов, на которые имеется ссылка где-либо в "Плане конфигурационного управления". Идентифицируется каждый документ по названию, номеру отчета (если есть), дате и организации, его опубликовавшей. Указывается источник, из которого могут быть получены указанные документы. Для предоставления этой информации можно воспользоваться ссылками на приложения или другие документы	План УК редко разрабатывается сам по себе. Он является частью нормативно-методического обеспечения проекта. Нет смысла в плане повторять дословно разделы из других документов. Проще сформировать ссылку на документ, а в данном разделе указать все используемые источники (в том числе документы RUP, стандарты, международные и отраслевые стандарты). Вопросы: Применяются ли в плане положения, методики политики, уже используемые в организации?
		Обзор документа по разделам	Необходимо понимать, что не все участники проекта будут читать документ от корки до корки. Обзор необходим для того, чтобы впоследствии можно было читать те разделы, которые нужны в данный момент данной роли
2. Конфигурационное управление программным продуктом	Software Configuration Management		Один из основных разделов. Описывает все технические и технологические аспекты применения УК в проекте или организации. Количество подразделов и их вложенность могут отличаться от приведенных ниже
2.1 Организация, распределение ответственности и взаимодействия	Organization, Responsibilities and Interfaces	Указывается, кто будет ответственным за выполнение различных зада ч конфигурационного управления, описанных в ходе процессов конфигурационного управления	Данный пункт оговаривает не только список ответственных за выполняемые действия, но может описывать состав и взаимодействие между проектными группами. Данный аспект особенно важен, если речь идет о разработке, распределенной по нескольким географическим точкам. Эффективное дополнение данного раздела – подраздел, описывающий политику доступа. Это может быть простая таблица, в которой описывается в терминах применяемых средств автоматизации процесса, что можно выполнять отдельному участнику проекту, а что для него запрещено. Обычно для этого выбирают способ описания либо только доступных операций, либо только запрещенных.В дальнейшем данная политика перекладывается в средства реализации, где выставляются соответствующие разрешения и запрещения. В зависимости от выбранной проектной структуры (матричной или иерархической) адаптируется политика. Вопросы: Каковы возможности организации по штату для выполнения операций УК? Какова структура управления? Каков стиль управления? Кто будет ответственным за выполнение операций? Какие организационные изменения могут быть в течение жизни плана УК? Каковы планы по поддержке текущей организационной структуры? Какой уровень поддержки необходим для осуществления плана УК? Это единственный проект для руководства, или руководство управляет несколькими проектами одновременно? Как распределяется ответственность при возникновении нештатных ситуаций? Имеются ли особенности для этого проекта, которые могут повлиять на бизнес? Какие действия выполняет группа ССВ в проектном управлении при планировании? Прозрачно ли описаны роли участников?
2.2 Инструментарий, рабочая среда и инфраструктура	Tools, Environment and Infrastructure	Рассматриваются рабочая среда и программное обеспечение, которое будет использовано при выполнении функций конфигурационного управления в ходе жизненного цикла проекта или программного продукта. Описываются инструменты и процедуры, которые нужно использовать для версионного контроля объектов конфигурационного управления, создаваемых в ходе жизненного цикла проекта или программного продукта. Вопросы, рассматриваемые при настройке рабочей среды конфигурационного управления ожидаемый размер данных по программному продукту; распределение рабочей команды; расположение серверов и рабочих станций	Детальное описание данного пункта позволит, для начала, понять самим, какие средства разработки используются в компании (зачастую до начала внедрения в большой компании никто, кроме начальника отдела разработки, не представляет полного списка средств). Полный учет средств необходим еще и для того, чтобы определить методы интеграции средств разработки со средствами УК, ведь известно, что любое средство УК имеет ограниченные возможности по интеграции со средствами разработки. Задача менеджера УК и администратора в этом случае заключается в том, чтобы выбрать сторонние разработки, которые либо делают интеграцию более полной, либо просто добавляют саму интеграцию в используемое средство разработки + в средство УК. Не менее важно описать среду исполнения. Не все средства УК одинаково ставятся на всех платформах. Здесь могут быть особенности. Как вариант: сервер Linux, клиенты Windows. Не все средства УК умеют работать в подобной среде, что надо учитывать при выборе средства. Вопросы: Каковы организационные интерфейсы? Как взаимодействуют процессы? Каков перечень процессов для взаимодействия? Каковы интерфейсы между применяемыми средствами автоматизации? Какова зависимость между ними? Есть ли аппаратная зависимость? Где определены документы, регламентирующие процесс? Они утверждены? Каковы процедуры внесения изменений в эти документы? Каковы задействованные ресурсы (человеческие, оборудование)?
3. Программа конфигурационного управления	The Configuration Management Program
3.1 Конфигурационная идентификация	Configuration Identification		Доступны ли стандартные методы идентификации? В чем состоит используемая схема идентификации объектов УК? Связаны ли программная и аппаратная идентификация (для встроенных систем)? Какие спецификации и планы управления должны быть идентифицированы? Необходима ли специальная схема идентификации, чтобы отслеживать ПС третьей стороны? Есть ли разница в идентификации элементов в зависимости от типа приложений? Есть ли подтипы (например, компилятор C++ может работать с файлами с, срр, h, hpp и др)? Идентифицируются ли и хранятся скрипты автоматизированного тестирования?
3.1.1 Методы идентификации	Identification Methods	Описывается, как именуются, маркируются и нумеруются артефакты проекта или программного продукта. Схема идентификации должна покрывать оборудование, системное программное обеспечение, продукты внешних разработчиков и все артефакты разрабатываемого приложения, указанные в структуре директорий программного продукта; например, модели, планы, компоненты, тестовое ПО, результаты и данные, исполняемые файлы и т.д.	Очень важный пункт, в котором нужно описать все правила именования объектов УК. Также здесь должна быть детально расписана структура каталогов проекта. Обычно к моменту внедрения УК структура каталогов проекта складывается исторически, зачастую – спонтанно. Цель описания – выработать новую, более эффективную структуру. Практика показывает, что человек на этапе восстановления структуры может увидеть уязвимые или неэффективные места
3.1.2 Базовые версии проекта	Project Baselines	Базовые версии предоставляют официальный стандарт, на котором основывается последующая работа и для которого проводятся только авторизованные изменения. Описывается, в какой точке жизненного цикла проекта или продукта должны создаваться базовые версии. Наиболее общие базовые версии должны быть в конце каждой из фаз обследования, проработки проекта, построения системы и передачи в эксплуатацию. Базовые версии также могут создаваться в конце итераций внутри различных фаз или даже чаще. Определяется, кто может создавать базовые версии и что входит в их состав (обычно это интегратор, но может быть и по-другому)	Здесь описывается то, каким образом будет происходить сама работа в средстве УК: как будут ставиться метки, как выпускаться релизы, сколько ветвей для реализации проекта будет использовано и по какому принципу ветви будут именоваться. Обратите особое внимание на данный пункт – без него невозможна эффективная работа. При проработке пункта учитывается региональная раздробленность команды (влияет состав команд, количество регионов), интенсивность внесения изменений, количество выпускаемых релизов за единицу времени. Соответственно, в зависимости от данных показателей выбирается наиболее эффективный способ управления конфигурациями, что и отражается в данном разделе. Вопросы: Какой способ выбора базовых версий используется? Для всех ли элементов базовые версии строятся по одинаковым правилам? Кто разрешает создание базовых версий? Кто физически создает базовую версию? Как и по какому шаблону создаются базовые версии? Как осуществляется продвижение базовых версий? Как и кем осуществляется проверка базовых версий? Какова периодичность проверок? Используется ли существующий (устоявшийся) стандарт именования меток и ответвлений? – Есть ли иерархия между объектами? Какая?
3.2 Контроль конфигураций и изменении	Configuration and Change Control		Как известно, процесс УК состоит из двух частей -управление изменениями и управления версиями. Управление изменениями – неотъемлемая и важная часть процесса. Управлять необходимо любыми изменениями: от заявок пользователей до исправляемых дефектов. Данный раздел содержит полное описание всех запросов на изменения, включая атрибуты и жизненный цикл. Подробное описание – залог успешно построенного процесса УК. Очень часто для отслеживания существенных событий в проекте применяют уведомления различного вида. Как правило, это уведомления по электронной почте (например, при исправлении ошибки тестер получает уведомление и может приступить к тестированию). Укажите все типы уведомлений, которые применяются в проекте. Вопросы: Какие типы запросов планируется использовать в процессе УК? Каков полный цикл запросов на изменения? Будет ли храниться в системе УК справочная информация, или необходимо подключаться к имеющейся справочной информации? В какой информации, возможно, будут нуждаться члены ССВ? Каковы основные ожидания от автоматизации управления изменениями? При иерархической проектной структуре как будут приниматься решения по запросу? Необходимо ли управлять всеми запросами на изменения? Какой уровень детальности управления будет выбран (сколько шагов/этапов)? Обеспечивается ли отслеживание изменений в исходных текстах (есть ли связь между изменениями на верхнем уровнем и описанием изменений на уровне файлов)? Как исходный текст ассоциируется с запросом? Будет ли применена система оповещений?
3.2.1 Отработка и утверждение запросов на изменение	Change RequestProcessing and Approval	Рассматриваются процессы, которые обеспечивают внесение, рассмотрение и упорядочение проблем и изменений	Определяются типы запросов. Как правило, это дефект, запрос на расширение, задача и заявка. Состав типов может существенно меняться, главное – не сводить все управление изменениями к одному типу запросов (очень часто, кроме как дефектами компании, ничем не управляют)
3.2.2 Группа управления изменениями	Change Control Board(CCB)	Описывается, кто входит в состав группы управления изменениями, и процедуры, которым она следует, для отработки и утверждения запросов на изменение. В некоторых случаях указывается регламент сбора группы	Решение о принятии запроса от пользователя, решение о реализации новой технической идеи практически никогда не принимаются одним человеком. В любой компании это группа людей. В терминах стандартов данная группа называется ССВ. В данном разделе необходимо описать состав участников (как правило, это аналитик или постановщик, лидер группы разработчиков, лидер группы тестировщиков и представитель отдела маркетинга) и периодичность заседаний. Например, группа ССВ может собираться каждую неделю (по регламенту) либо по возникшей потребности (не рекомендуется). Вопросы: Каковы пределы полномочий группы? Одна группа на все проекты или несколько групп, каждая на свой проект? Если несколько, то каким образом они сотрудничают друг с другом? Есть ли иерархия ССВ? Кто отвечает за коммуникации между ССВ? Будет ли поддерживать система УК специальные запросы для организации встреч и выпуска протоколов по результатам? Есть ли потребность в выработке регламента для ограничения действий группы (жесткий регламент встреч с высокой степенью формализма)? Как различаются уровни привилегий в группе? Меняет ли введение группы ССВ установленный порядок принятия решений в организации? Введены ли в состав ССВ все ключевые участники, включая менеджера УК, менеджера проекта, лидера тестировщиков, лидера разработчиков и архитекторов? Каковы процедуры устранения разногласий (выпуск протокола разногласий или нечто иное)? Автоматизирована ли данная процедура?
3.3 Учет состояния конфигурации	Configuration Status Accounting
3.3.1 Хранение материалов проекта и выпуск релизов	Project Media Storage and Release Process	Описываются правила хранения и регламенты резервирования, действия на случай непредвиденных обстоятельств. Описание процесса выпуска релизов включает их содержание, для кого они предназначены и имеются ли какие-либо известные проблемы и инструкции по инсталляции (можно вынести в отдельное приложение)
3.3.2 Отчеты и проверки	Reports and Aidits	Рассматривается содержание, формат и цель запрашиваемых отчетов и проверок состояния конфигурации. Отчеты используются для получения данных о качестве программного продукта в любой заданный момент времени жизненного цикла программного продукта или проекта. Отчетность по дефектам, основанная на запросах на изменения, может обеспечить некоторые удобные индикаторы качества и, следовательно, предостеречь предупредить? Потому что предостеречь от чего-либо менеджеров и разработчиков об определенных критических областях процесса разработки	Отчетам следует уделить особое внимание. Только по отчетам можно проследить ход выполнения работ. Здесь необходимо определить отчеты по ролям участников проекта и описать их формат. Также рекомендуется сформировать регламент сбора отчета, то есть, с какой периодичностью собираются метрики (в реальном времени, раз в день… и т. д.). Желательно выделить различные типы отчетов и периодичность сбора их метрик. Вопросы: Есть ли необходимость в более чем одной ревизии для каждой базовой версии? Вовлечены ли субподрядчики в ревизию? Отчеты Вопросы: Какие метрики собираются в ходе проекта? Какие типы отчетов необходимо иметь? Каковы способы представления отчетной информации? Есть ли внешние отчетные документы для клиентов? Дифференцируются ли отчеты в зависимости от типа выполняемой участником роли в проекте? Доступны ли отчеты? Какие будут предусмотрены формальные шаги для получения отчетов? Какие типы нотификационных сообщений будут применяться? Отслеживаются ли тенденции в проекте? По каким отчетам? Как ведется учет (статически, динамически)? Какие средства используются для получения отчетов (допускается использование любого числа систем для получения достоверной и понятной информации о ходе проекта)?
3.3.3 Документирование		Раздел определяет способы и типы документов
3.3.3.1 Описание версии	\eision Description	Данный документ описывает диски, CD или другие носители, используемые для поставки ПО. Также данный раздел также определяет состав документов, поставляемых с версией ПО и доступных для конечных пользователей	Примерный состав документов: архив релизов с описанием (Release Media); описание релиза (Release Notes); описание функций; перечень решенных проблем в релизе; перечень новых возможностей; инструкция по установке ПО; инвентаризация, опись. Данный пункт может содержать основные правила формирования документов, отражать способ выпуска документов (ручной, автоматический). Требования к оформлению документов и шаблоны документов должны быть вынесены в приложение к плану УК. Перечень приведенных документов относится к выпуску ПС для каждой версии, релиза, патча. В зависимости от выбранной модели выпуска состав документов, а также их детальность могут различаться
3.3.3.2 Документирование процесса		Общие документы требуются в случаях, когда продукт разрабатывается для крупных организаций, а также в тех случаях, когда продукт представляет собой программно-аппаратный комплекс	Типовые документы для данного раздела: описание системы, в которой используется ПС; описание административного управления программными средствами системы; руководство системного администратора; руководство пользователя; паспорт на ПС (общие сведения о ПС, основные характеристики, комплектность, акты о приемке и снятии с эксплуатации… и т. д.). Требования к оформлению документов и шаблоны документов должны быть вынесены в приложение к плану УК
		Детально рассматриваются этапы работ для заказчика и внутренние, относящиеся к работам по УК для программного продукта или проекта. Эта секция обычно включает детальное описание того, когда может быть модифицирован сам план конфигурационного управления	В зависимости от выбранной модели может измениться содержание этапов. Рекомендуется описать, что выполняется в УК в зависимости от этапа проекта
5. Обучение и ресурсы	Training and Resources	Рассматриваются инструментальные средства, персонал и обучение, требуемые для реализации описанных в плане задач
6. Субподрядчики и контроль программного обеспечения со стороны поставщиков	Subcontractor and Vendor Software Control	Описывается, как будет интегрировано программное обеспечение, разработанное вне среды УК проекта	К работе над проектом могут привлекаться субподрядчики. Данный раздел описывает, каким образом будет происходить работа с субподрядчиком. Вопросы: Разработка ведется только в одно организации или в обеих? Каковы процедуры корректировки дефектов в разрабатываемом продукте? Автоматизированы ли они (полностью или частично)? Какие изменения допустимо вносить заказчику в исходные тексты после получения продукта? Ставится ли в известность об этом субподрядчик и в какой мере? Когда и как выполняются ревизии? Какой набор инструментальных средств используется заказчиком и субподрядчиком? Необходимы ли дополнительные модули синхронизации (для тех случаев, когда заказчик и подрядчик используют разные системы УК от разных производителей)? Как контролируется субподрядная организация? Кто отвечает за работу с субподрядчиком? Работает ли субподрядчик по своим процессам или заказчик обязывает его работать по собственным? Как решаются конфликты? Разрешено ли субподрядчику осуществлять полную сборку продукта у себя, или заказчик выделяет стенд для сборки на своей территории? Допускается ли субподрядчик к справочной информации заказчика (доступ к реальным базам данных, справочникам)?
Приложения		Состав приложений не определяется стандартами. Обычно включает в себя такие документы, как: регламенты; инструкции по использованию средств УК (как пользовательские, так и административные); различные методические пособия; планы обучения; инструкции по установке и администрированию средств УКит.д.	Руководствуйтесь целесообразностью внесения тех или иных изменений. Оцените, все ли попало в основные разделы плана. Если основные разделы слишком разрослись, то, возможно, нужно вынести из них часть информации в приложение

Управление коммуникациями проекта – управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации.

Основные потребители информации:

• менеджер проекта;
• заказчик;
• спонсор (куратор) проекта;
• руководители функциональных подразделений;
• исполнители работ;
• поставщики.

Процессы управления коммуникациями

Планирование системы коммуникаций – определение информационных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки).

Сбор и распределение информации – процессы регулярного сбора, обработки и доставки информации.

Подготовка отчетности о ходе выполнения проекта – обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование.

Документирование хода работ – сбор, обработка и организация хранения документации по проекту.

Планирование коммуникации

План коммуникаций включает:

• план сбора информации (источники информации и методы ее получения);
• план распределения информации (потребители информации и способы ее доставки);
• детальное описание каждого документа (формат, содержание, уровень детальности и используемые определения);
• план ввода в действие тех или иных видов коммуникации;
• методы обновления и совершенствования плана коммуникаций.

Подготовка отчетности и документирование

Отчетность о ходе выполнения включает:

• информацию о текущем состоянии проекта в целом и в разрезе отдельных показателей;
• информацию об отклонениях от базовых планов;
• прогнозирование будущего состояния проекта.

Документирование включает:

• сбор и верификацию окончательных данных;
• анализ данных и выводы о степени достижения результатов проекта и эффективности выполнения работ;
• архивирование результатов с целью дальнейшего использования.

Задачи СУП

Системы управления проектами используются для решения следующих основных задач:

• разработка расписания исполнения проекта без учета/ с учетом ограниченности ресурсов;
• определение критического пути и резервов времени исполнения операций проекта;
• определение потребности проекта в финансировании, материалах и оборудовании;
• определение распределения во времени загрузки возобновляемых ресурсов;
• анализ рисков и планирование расписания с учетом рисков;
• учет исполнения проекта;
• анализ отклонений хода работ от запланированного и прогнозирование основных параметров проекта.

Наиболее известные СУП

• Microsoft Office Project (Microsoft Corp., США) www.microsoft.com
• Open Plan (Welcom Software Technology, Великобритания, Deltek, США) www.deltek.com
• Primavera (Primavera Systems, Oracle, США) www.oracle.com
• Spider Project (Спайдер Проджект, Россия) www.spiderproject.ru
• Project Expert (Эксперт Системс, Россия) www.expert-systems.com
• 1С-Рарус: Управление проектами (1С-Рарус, Россия) www.rarus.ru
• Проектный Офис и Управление сервисами (Алеф Консалтинг & Софт, Россия), www.alef.ru

Типы коммуникаций

Виды коммуникаций	Форма коммуникаций	Средства коммуникаций
Вертикальная - это обмен информацией между руководителем и подчиненными; Горизонтальная - представляет собой процесс передачи информации между сотрудниками одного уровня; Вербальная - процесс общения с целью передачи информации при помощи слов; Невербальная - общение с помощью мимики, жестов, взглядов; Формальная Неформальная Межличностная Интеллектуальная	Письменная Электронная Эмоциональная	Документы Знаковые системы Электронные средства связи Видео- и телекоммуникации Элементы структуры физиологической системы человека

Различают четыре функции коммуникативности в группе или организации в целом:

• Контроль (с помощью коммуникаций осуществляется контроль поведения членов группы. Когда работника, например, просят привести свои действия в соответствие со стратегией компании, коммуникация выполняет контролирующие функции.);
• Мотивация (усиливает мотивацию, доводя до работников информацию о том, что должно быть сделано, как улучшить работу, и т. д. Для большинства людей их работа является первичным источником социального взаимодействия.);
• Эмоциональное выражение (коммуникативность является механизмом, с помощью которого члены группы выражают свое отношение к происходящему. Тем самым коммуникативность способствует эмоциональному выражению работников и позволяет реализовывать социальные потребности.);
• Передача информации (существенное значение имеет и функция коммуникативности, которая связана с ее ролью в процессе принятия решений. Она позволяет предоставлять данные, которые необходимы индивидуумам и группам для принятия решений, посредством передачи информации для идентификации и оценки альтернативных решений).
• Элементы коммуникации.
• Источник. В организациях источником коммуникации обычно являются сотрудники со своими идеями, намерениями, информацией и целью коммуникации.
• Кодирование. Это перевод идей источника коммуникации в систематический набор символов, на язык, выражающий его цели. Функция кодирования – обеспечение формы, в которой идеи и цели могут быть выражены как передача сигналов.
• Передача сигнала. Цель источника коммуникации выражена в виде сигнала, форма которого зависит в значительной мере от используемого канала.
• Канал. Каналы относятся к передаточным механизмам от источника коммуникации к получателю информации. В организациях это может быть устное обращение друг к другу, телефонные разговоры, неформальные связи, групповые собрания и др.
• Расшифровка-прием. Чтобы процесс коммуникации был завершен, необходимо, чтобы сигнал был расшифрован. Каждый получатель информации интерпретирует (расшифровывает) сигнал, используя опыт и предлагаемые рекомендации. Чем ближе закодированный сигнал к цели, поставленной источником, тем более эффективна коммуникация.
• Обратная связь. Односторонняя связь является более оперативной, чем двусторонняя. Однако двусторонняя связь более точная. Механизм обратной связи обеспечивает канал для ответа получателя информации, что позволяет источнику коммуникации определить, был ли получен сигнал. С помощью обратной связи руководитель может оценить, насколько эффективно он осуществляет коммуникацию, а также повысить точность сигналов в будущем.
• Помехи и барьеры, нарушающие качество сигнала. К ним относятся:
• отвлечения;
• неправильная интерпретация со стороны получателя или источника информации;
• различные значения, придаваемые одним и тем же словам различными людьми;
• статусное различие между руководителями и подчиненными в восприятии организационной дистанции, из-за чего увеличивается коммуникационный разрыв между ними;
• получатель информации слышит только то, что хочет услышать. Можно добавить и случаи, когда не понят шифр; когда получатель не увязывает информацию с положением лица, посылающего ее; когда при передаче обнаруживаются так называемые шумы.

Типы коммуникационных сетей

Коммуникационная сеть – это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе людей с помощью информационных потоков. Посредством сети коммуницируют члены группы. От того, как построены коммуникационные сети, деятельность группы может отличаться большей или меньшей эффективностью. Основными сетями являются «звезда» («колесо»), «шпора» и «круг» («всеканальная»). Каждая из них имеет свои преимущества и недостатки. Выбор той или иной коммуникационной сети зависит от задач, которые стоят перед группой, желаемых результатов, времени, мотивации и квалификации работников и других факторов.

«Звезда». В такой сети руководитель контролирует деятельность подчиненных. Число каналов может быть различным, но всегда есть центр, к которому они сходятся.

Преимущества «звезды» в следующем:

1. Есть признанный лидер, который несет ответственность за работу сети. Здесь сильны связи между начальником и подчиненным;
2. «Звезда» устойчивее других сетей, вся официальная информация исходит из центра и идет к центру;
3. Позволяет быстро приступить к выполнению заданий, так как информацию и инструкции из центра можно послать одновременно всем участникам группы;
4. Здесь больше порядка, точности в выполнении заданий, так как центр контролирует всю сеть. Но если в центре некомпетентный человек, «звезда» становится неэффективной. Поэтому главное значение в «звезде» имеет выбор лидера. Основным недостатком «звезды» считается ее жесткость, невозможность проявления инициативы подчиненных. Ни в одной другой сети система подчинения не выражена столь ярко, и, чтобы работа здесь шла гладко, она должна строжайше соблюдаться. Поэтому качество работы такой сети определяется в центре. Оно не может быть выше уровня работы руководителя.

«Звезда» является централизованной сетью и наиболее эффективна для решения простых, текущих задач.

«Круг» можно назвать полной противоположностью «звезды». Члены группы свободно общаются между собой, в равной степени обрабатывают информацию и принимают решение. Здесь полностью отсутствует формальный лидер, контролирующий деятельность сети. Это не означает, что в нем отсутствуют силовые линии или целенаправленное воздействие.

Преимущества «круга» в том, что он:

1. Формирует более благоприятный морально-психологический климат в группе и обеспечивает более высокую мотивацию и активность ее участников;
2. Воспитывает лидеров, так как способности каждого человека на виду, и он заинтересован в том, чтобы показать себя с лучшей стороны;
3. Ограничивает «просеивание» информации;
4. Благоприятствует творческой работе;
5. Имеет больше контрольных точек, так как информация поступает от всех участников сети.

Недостатки «круга»:

1. Может возникнуть феномен «группового мышления»;
2. Возможный выигрыш в гибкости может угрожать стабильности и порядку;
3. Возможный выигрыш от неполного просеивания информации и большего числа контрольных точек может достигаться за счет уменьшения контрольных функций каналов.

«Круг» наиболее эффективен для решения сложных творческих задач.

«Шпора» внешне похожа на «звезду», это тоже централизованная, жесткая сеть, но есть отличия: в структуре «шпоры» три уровня, а не два, как в «звезде». Человек в центре по-прежнему занимает руководящее положение, но имеет своего начальника. Точка Б – центр реальной власти в «шпоре». Этой властью можно пользоваться в интересах А, в интересах Б или в интересах рядовых работников, находящихся на концах лучей. Б сохраняет свои позиции, пока удовлетворяет А. Главной проблемой такой сети является подбор человека на позицию Б.

Вторичными коммуникационными сетями являются: «тент», «палатка» и «дом» (рис. 1)

Рис. 1. Вторичные коммуникационные сети

«Тент» – очень распространенная, сильная и устойчивая, как «звезда», коммуникационная сеть. Имеет минимальное количество неофициальных взаимодействий работников.

«Палатка» возникает из «тента», когда формально устанавливается канал Б – В (он может существовать неофициально с ведома А). «Палатка» образуется, когда руководитель А решает, что его старшим подчиненным необходимо согласовывать свои действия и дела, представляющие взаимный интерес, прежде чем передавать их ему наверх. Такая сеть может быть очень эффективной и действенной структурой, если четко определить права и обязанности Б и В.

Когда в «палатке» возникает новый официальный канал б – в, получается «дом». Это полностью замкнутая система, где каждый может связаться с любой другой точкой по нескольким каналам, при этом не обязан следовать обычной установленной цепочкой команд.

Здесь три круга коммуникаций: большой, объединяющий всех членов сети, и два малых.

С организационной точки зрения «дом» может оказаться самой опасной из всех информационных сетей из-за множества официальных каналов, по которым от одного к другому передается информация.

Могут возникнуть информационные перегрузки. Трудности порождает ложная идея о том, что чем больше объем передаваемой информации и чем легче ее непосредственно обработать, тем лучше.

Свободный обмен информацией между людьми, которые могут извлечь из этого пользу – это хорошо, но когда непосредственный обмен ведет к «короткому замыканию» потока или информация не попадает к тем, кто должен ее получить, – это плохо.

Проекты и управление ими в условиях ограниченных ресурсов времени и средств становятся все более востребованными в условиях конкуренции. Коммуникация играет решающую роль в успешном осуществлении и завершении проектов по нескольким причинам: во-первых, без тщательно разработанных и продуманных правил проект будет постоянно вступать в противоречия с целями организации; во-вторых, неумение объяснить окружающим свою точку зрения, отсутствие лидерских качеств у руководителя может поставить проект под угрозу срыва.

Понятие коммуникации вошло в сферу научных интересов в начале ХХ века, но до сих пор среди ученого сообщества нет единого мнения по поводу ее определения. Это говорит о многогранности понятия и его многозначности. Понятием коммуникации пользуются специалисты разных сфер деятельности: психологи, социологи, архитекторы, и каждый из них вкладывает в данное определение свое понимание объекта и предмета исследования. Для управленческих наук, менеджмента и маркетинга, коммуникация – это взаимодействие индивидов, подразделений организации и организаций между собой. В организации коммуникация выполняет следующие функции:

1. Информативную – передачу сведений, предоставление информации, способствующей принятию решений;
2. Мотивационную – побуждает сотрудников к лучшему исполнению обязанностей путем убеждения, внушения, приказов, инструкций;
3. Контрольную – отслеживание различными способами поведения сотрудников на основе иерархии и подчиненности;
4. Экспрессивную – способствует эмоциональному выражению чувств, переживаний, отношения к происходящему, позволяет удовлетворять социальные потребности.
5. Интегративную – способствует консолидации организации, объединении усилий для достижения целей.

Коммуникация внутри организации может существовать как явление и как процесс. Как явление, коммуникация – это взаимодействие между структурными подразделениями и участниками на основе разработанных установлений и правил, которыми могут считаться: Устав организации и проекта, должностные инструкции и распределение обязанностей участников проекта, предварительное описание содержания проекта, правила внутреннего трудового распорядка, другие правила, приказы и инструкции, на основании которых осуществляется управление и функционирование организации.

Как процесс, коммуникация – непосредственное взаимодействие участников проекта, сотрудников организации и всех заинтересованных в проекте лиц. Неправильно выстроенная коммуникация, а вернее, отсутствие отрегулированных, тщательно разработанных и продуманных разграничений, правил, установлений, а также нежелание участников контактировать друг с другом создают наибольший риск для проекта и его успешного завершения. «Наибольше внимание в управлении рисками следует уделять эффективной коммуникации», — к такому выводу приходит Максим Черкасский. Сложность коммуникации в проекте заключается не только в том, что часто люди говорят на разных языках, иногда сказанное на одном и том же языке специалисты из разных функциональных подразделений понимают по-разному: каждый специалист говорит на своем языке, финансист – о недостатке денег, а кадровик – о недостатке сотрудников.

Основная сила проектной концепции заключается в делегировании власти и возложении ответственности за достижение целей на определенных руководителях – менеджере и ключевых членах команды. Сложности, возникающие в этом случае, бывают двоякими: с одной стороны, создание и управление временной, но сплоченной командой, а с другой, необходимость взаимодействия этой команды с постоянной системой управления, имеющейся в организации. Кроме того, усиливается значение взаимодействия участников проекта, тех, кто производит уникальные продукты и тех, кто будет ими пользоваться. На коммуникационную компетентность как важнейшую составляющую в подготовке менеджеров проектов обращают внимание такие ученые, как Г.Ципес, А. Пеллс, С. Неизвестный, Дж. Кох и Кнопфель. При этом, в данной компетенции можно выделить 3 составляющие: искусство межличностных отношений, навыки коммуникации и умение управлять коммуникацией (рисунок 1).

Рисунок 1 — Три составляющие коммуникативной компетенции менеджера проектов

В стандарте по управлению проектами навыки межличностных отношений упоминаются как одна из экспертных областей, необходимых для команды управления проектом, наравне со знаниями и навыками общего менеджмента, пониманием окружения проекта, знанием стандартов и нормативных актов в данной области и знаний по управлению проектами. К навыкам межличностных отношений при этом относятся:

1. Умение налаживать эффективную коммуникацию, обмен информацией;
2. Влияние на организацию, умение делать дело;
3. Лидерство. Умение разрабатывать определенные видение и стратегию и умение мотивировать людей для воплощения этой стратегии;
4. Мотивация. Способность вдохновлять людей на высокие достижения и преодоление препятствий;
5. Переговоры и улаживание конфликтов. Совещания с людьми для того, чтобы прийти с ними к какому-то соглашению;
6. Решение проблем. Выявлять круг проблем, обнаруживать и анализировать альтернативы, принимать решения.

Лидерские качества менеджера существенно влияют на успех проекта на всех этапах его осуществления, от инициации до завершения. А так как большая часть времени менеджера – это взаимодействие с участниками проекта и его окружением, то можно выделить следующие способности менеджеров: честность в отношениях с людьми и доверие к партнерам; умение четко выражать свои мысли и убеждать; уважительное отношение к людям вне зависимости от их положения в организационной иерархии. Сегодня за рубежом под менеджментом понимают такое управление, такое руководство людьми и такое использование средств, которое позволяет выполнять поставленные задачи гуманным, экономичным и рациональным путем. Управлять — значит побуждать других к достижению ясной цели, а не заставлять других делать то, что считаешь правильным. Понятия «лидерство» и «мотивация» достаточно полно разработаны в зарубежной социологической литературе.

Управление коммуникациями проектов рассматривается как одна из областей знаний, необходимых для создания, сбора, распространения, хранения, получения и, в конечном итоге, использования информации проекта. Процессы управления коммуникацией – создание взаимодействия между информацией и участниками проекта. Менеджеры могут уделять чрезмерно много времени взаимодействию с участниками проекта, заказчиками, менеджерами подразделений, спонсорами, важно понимать, как это отразится на протекании проекта и его успешной реализации. Навыки коммуникации при этом связаны с управлением проектом, но это не одно и то же. Под навыками стандарт понимает искусство взаимодействия, которое включает в себя умение построить модель «отправитель – получатель», стиль письма, выбор способа связи, умение проведения собраний. Управление коммуникацией – планирование, распространение информации, ведение отчетности по исполнению, управление участниками проекта. Тщательное планирование и ежедневное осуществление коммуникации – основа успешного завершения проекта. Если в западной литературе данный процесс понят и разработан достаточно подробно, то в России этот факт только входит в нашу жизнь. Планирование и сознательное осуществление неформальной коммуникации стало для многих западных компаний нормой жизни и понимается оно как искренняя забота о персонале организации. В российской литературе вопросы коммуникации часто воспринимаются на бытовом уровне, как навыки делового общения.

Основными элементами модели «отправитель – получатель» являются:

1. Кодирование информации (что мы хотим сказать и донести до получателя, сообщение должно быть изложено ясно и четко, на языке, понятном получателю)
2. Сообщение (выход процесса кодирования)
3. Средство связи (по какому каналу мы передаем сообщение, сможет ли получатель воспользоваться данным каналом и сообщение принять)
4. Помехи; все, что может помешать передаче и пониманию сообщения. Помехами могут служить иностранный язык, различия в статусе взглядах отправителя и получателя, непродуманность идеи, технические сложности приема сигнала, в межличностной коммуникации – психологические барьеры.
5. Декодирование – способность и возможность получателя адекватно воспринимать и преобразовывать информацию. Неотъемлемой частью декодирования является отправление получателем сигнала в обратном направлении. Обратная связь говорит о том, что получатель услышал, понял сигнал, но это не значит, что он согласен с тем, что услышал.

Данные элементы коммуникации следует принимать во внимание не только при осуществлении проектов, участники которых находятся в различных населенных пунктах, разных странах, являются носителями разной культуры, но и сотрудникам, находящимся в одном помещении, бывает трудно договориться.

При планировании коммуникации следует учитывать факторы внешней и внутренней среды организации и проекта, содержание проекта и план его осуществления. Анализируя организационные диаграммы, распределение ответственности между участниками, подразделениями и специалистами, принимающими участие в проекте, учитывая количество задействованных лиц и место их размещения, а также срочность получения информации каждым из них и доступность технологии, менеджер проекта разрабатывает план управления коммуникацией, в котором отражены:

1. Требования к коммуникациям со стороны всех участников проекта и заинтересованных лиц;
2. Сведения о передаваемой информации;
3. Сведения о лицах, ответственных за отправление и прием информации;
4. Методы и технологии, используемые при передаче информации;
5. Частота коммуникаций и схема продвижения информации от одной инстанции к другой.

План коммуникаций может быть официальным и неофициальным, подробным или обобщенным в зависимости от потребностей проекта, его сложности, продолжительности, и включается в общий план управления проектом.
Используя план управления коммуникацией, а также навыки коммуникации, среди которых умение говорить и писать, взаимодействие внутреннее и внешнее, официальное и неофициальное, вертикальное и горизонтальное, организация обновляет свои активы (отчеты, презентации, уведомления участников), запрошенные изменения создают своеобразный архив, который может быть использован в качестве основы для завершения данного проекта и планирования нового.

Отчетность по исполнению играет ведущую роль во взаимодействии с окружением проекта для успешного его завершения. На контроле должны находиться качество работ, информация о ходе выполнения работ, измерение эффективности, что позволяет менеджеру отслеживать ход выполнения проекта. Основным методом, предлагаемым стандартом, является метод освоенного объема, который позволяет отслеживать время и средства уже затраченные на проект и оставшиеся до завершения проекта, прогнозировать сроки завершения и расходование средств.

Управление участниками проекта относится к управлению коммуникациями для удовлетворения потребностей участников проекта и решения возникающих проблем. Наиболее эффективным методом решения проблем признается организация совещаний с участниками проекта и ведение журнала учета проблем, который поможет в разрешении возникающих в ходе осуществления проекта противоречий. Нерешенные проблемы могут быть источниками конфликтов и задержать исполнение проекта. «Значительная часть ежедневной работы выполняется с помощью неформального обмена информацией среди членов команды проекта (беседы, телефонные звонки, электронные письма). Несмотря на простоту подобных контактов, с их помощью члены команды могут влиять на работу коллег, принимаемые ими решения в отношении конкретных задач, распределение финансовых средств, последовательность производства работ и т.п. Подобные результаты неформального обмена информацией должны быть документально оформлены во время очередного собрания команды. Чистота информационных потоков между участниками проекта в процессе коммуникации является необходимым условием взаимопонимания.».

Таким образом, в процессе становления менеджера играют значение все три составляющие коммуникативной компетенции: искусство межличностных отношений, навыки коммуникации, умение управлять коммуникацией. Стандарт по управлению проектами нацеливает воспринимать коммуникацию как явление, закрепляющее документально каждый шаг осуществления проекта, и как процесс, направленный на взаимодействие участников проекта и всех заинтересованных сторон. Любой документ проекта должен быть обсужден со всеми участниками и заинтересованными сторонами, только взаимно согласованные действия помогут проекту достичь успешного завершения. При этом навыки коммуникации и навыки межличностных отношений играют важнейшую роль в осуществлении проекта, от его инициации до завершения.