Профессия в т 2 образец заполнения. Заполнение карточки Т2 (образец)
Личная карточка работника - первичный кадровый документ. Она состоит из 11 разделов: одни заполняются при приеме на работу, другие — в процессе работы и при увольнении сотрудника.
Форма личной карточки и основные вопросы
Согласно части 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» коммерческие организации с 1 января 2013 года вправе самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов.
При этом обязательными к применению согласно письмуМинфина России от № ПЗ-10/2012 остаются формы первичных учетных документов, уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами (например, формы кассовых документов). Личная карточка работника (форма № Т-2) в упомянутом письме не названа.
Возникает вопрос: можно ли разработать личную карточку самостоятельно? Специалисты Роструда России в письме от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1 считают, что да.
Совершенно видоизменять этот документ нет необходимости. Тем более что в некоторых нормативных документах содержится требование об использовании именно унифицированной формы № Т-2, например:
В пункте 12 Правил ведения и хранения изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. В нем говорится, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, вносимая в трудовую книжку. Форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики;
Пункте 23 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утвержденных Генштабом Вооруженных сил РФ от 11.04.2008. Согласно данной норме организации ведут воинский учет призывников и военнообязанных запаса по личным карточкам работников (форма № Т-2) в разделе II «Сведения о воинском учете».
Полагаем, что целесообразнее всего взять за основу унифицированную форму, немного доработать ее, устранив недостатки: убрать лишние строки и добавить недостающие.
С какого момента нужно вести личную карточку работника
Указаниями по заполнению личной карточки конкретного срока, с которого нужно ее завести, не предусмотрено. Как правило, ее заводят после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. В ней дублируют записи о приеме на работу, внесенные в трудовую книжку работника.
Какие документы и сведения необходимы для заполнения
Личная карточка заполняется на основании:
Приказа (распоряжения) о приеме на работу по форме № Т-1 или форме, самостоятельно разработанной работодателем;
Паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
Трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;
Страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
Документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
Документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);
Сведений, сообщенных о себе работником.
В отдельных случаях может предусматриваться необходимость предьявления дополнительных документов.
Сколько нужно хранить личные карточки работников
Согласно пункту 658 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 личная карточка работника должна храниться 75 лет.
Можно ли вести личную карточку в электронном виде
Указания по заполнению личной карточки не содержат рекомендаций, в каком виде нужно вести этот документ — электронном или бумажном. Поэтому возможны оба варианта. Но учитывая, что с некоторыми записями работник должен быть ознакомлен под роспись, а работник, за ведение личной карточки, должен заверять все вносимые исправления под роспись, использование формы № Т-2 на бумажном носителе неизбежно.
Что делать, если работник отказывается заверить своей подписью сведения
Указания по заполнению личной карточки, а равно иные нормативные правовые акты не предусматривают правовых последствий отказа работника в проставлении личной подписи в разделах III «Прием на работу и переводы на другую работу» и XI «Основания прекращения трудового договора (увольнения)» личной карточки. Следовательно, правила, как оформлять такой отказ, нормативно не установлены.
В этой ситуации возможны следующие варианты действий:
Нужно внести в личную карточку отметку о том, что работник отказывается от проставления подписи;
Составить акт (форма акта не установлена, следовательно, он может быть составлен в свободной форме) об отказе работника от проставления подписи;
Одновременно внести в личную карточку указанную запись и составить акт об отказе работника от проставления подписи.
Как вносить исправления в личную карточку
Если у работника изменились какие-то данные (например, фамилия в связи с вступлением в брак), новые сведения в его личную карточку вносит работник кадровой службы и заверяет их своей подписью с указанием даты внесения изменений. Неправильный текст или суммы он зачеркивает одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Над зачеркнутым надписывает исправленный текст или суммы (п. 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.83 № 105).
Пример. У сотрудницы изменилась фамилия: была Макарова, стала Фролова. Как внести исправления в личную карточку работницы?
При изменении работником фамилии прежняя фамилия в пункте 1 раздела «Общие сведения» зачеркивается одной чертой, а справа или сверху указывается новая фамилия.
Также следует указать, на основании какого документа внесены изменения. Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая. Данную запись работник, ответственный за ведение формы № Т-2, заверяет своей подписью и проставляет дату внесения изменений. Документ, на основании которого внесены сведения, во избежание претензий проверяющих органов (трудовой инспекции) лучше указать в разделе «Дополнительные сведения».
Формулировка может быть следующей: «Фамилия Макарова изменена на фамилию Фролова на основании свидетельства о заключении брака серии VII-АИ № 456789, выданного Чкаловским отделом ЗАГС г. от 17.05.2013». Новую запись ответственный за ведение кадрового делопроизводства также заверяет своей подписью с указанием даты её внесения.
В связи с изменением фамилии соответствующие исправления также вносятся в пункт 11 раздела «Общие сведения», в котором указаны данные паспорта работника.
Как быть, если строк для внесения записей недостаточно
В этом случае разрешается включить в форму № Т-2 дополнительные строки. Согласно постановлению Госкомстата России от 24.03.99 № 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.
Пример. Работник владеет тремя языками, а в форме № Т-2 для внесения информации об этом предусмотрено только две строки. Как внести сведения о владении третьим языком?
В такой ситуации компания вправе добавить в пункт 5 «Знание иностранного языка» дополнительную строку к имеющимся в форме № Т-2 двум строкам.
Особенности заполнения личной карточки работника
В стандартных ситуациях заполнение личной карточки работника не вызывает. Рассмотрим некоторые случаи, которые Указаниями по заполнению личной карточки не регулируются.
Cведения об образовании
Сведения об образовании нужно вносить в пункт 6 «Образование» раздела «Общие сведения». При этом необходимо указать код по ОКСО, соответствующий специальности работника, выбрав его из Общероссийского классификатора специальностей по образованию ОК 009-2003 (документ утвержден постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 № 276-ст).
Но в некоторых случаях этот код не заполняется.
Пример. При приеме на работу сотрудник предъявил диплом о высшем образовании по специальности, которой нет в Общероссийском классификаторе специальностей по образованию ОК 009-2003, утвержденном постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 № 276-ст. Какой код по ОКСО нужно указывать в личной карточке работника?
Такая ситуация возможна, когда подготовка специалистов по данной специальности была прекращена до утверждения указанного классификатора. В этом случае графу для указания кода по ОКСО можно оставить незаполненной.
Как рассчитать стаж работы
Чтобы заполнить пункт 8 «Стаж работы (по состоянию на «__» ________20__ г.)» раздела «Общие сведения», понадобится рассчитать стаж работы сотрудника по состоянию на дату заполнения его личной карточки.
Согласно Указаниям по заполнению личной карточки стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет и на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
Для подсчета стажа может быть использован порядок, установленный в пункте 61 Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утвержденной постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п. В соответствии с этим порядком продолжительность общего трудового стажа определяется путем суммирования отдельно дат конца и дат начала указанных периодов. Разница этих сумм составляет продолжительность общего трудового стажа. Поскольку днем увольнения считается последний день работы, необходимо к общему трудовому стажу по каждому случаю увольнения, добавить еще один день. Если сотрудник устроился на работу впервые, вместо стажа работы в пункте 8 личной карточки проставляются нули.
Один день по случаю увольнения добавляется только к периодам, относящимся к трудовой деятельности застрахованного лица, к иным периодам это правило не применяется.
Пример. У работника ООО «Липень» в трудовой книжке имеются следующие записи по состоянию на 23.07.2013:
— с 12.04.1999 по 31.07.2001 — работа в ЗАО «Березень»;
— с 01.08.2001 по 27.12.2004 — работа у ИП Зарев А.П.;
— с 11.01.2005 по 31.08.2009 — работа в ООО «Цветень»;
— с 01.09.2009 по 14.11.2011 — работа в ЗАО «Кресень»;
— с 21.11.2011 по настоящее время — работа в ООО «Липень».
Рассчитаем общий трудовой стаж работника по состоянию на 23.07.2013.
Сначала суммируем даты конца периодов работы сотрудника. Полученная величина равна 126.45.10038 (23.07.2013 + 14.11.2011 + 31.08.2009 + 27.12.2004 + 31.07.2001).
Затем суммируем даты начала периодов работы сотрудника. Полученная величина равна 46.33.10025 (21.11.2011 + 01.09.2009 + 11.01.2005 + 01.08.2001 + 12.04.1999).
А теперь найдем разницу полученных сумм.
Она равна 80.12.13 (126.45.10038 - 46.33.10025), или 14 лет 2 месяца 20 дней.
Прибавим 4 дня. Получится, что по состоянию на 23.07.2013 общий трудовой стаж работника равен 14 годам 2 месяцам 24 дням.
Сведения о составе семьи
Пункт 10 «Состав семьи» раздела «Общие сведения» заполняется на основании паспорта сотрудника и иных документов, а также сведений, которые он сообщил.
В графы для указания состава семьи могут быть вписаны родственники, находящиеся на иждивении работника или проживающие вместе с ним.
При этом работодателю не нужно получать согласие близких родственников работника на обработку персональных данных в объеме, предусмотренном унифицированной формой № Т-2 «Личная карточка работника».
Такие разъяснения Роскомнадзора по вопросам, касающимся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве, опубликованы на сайте http://www.rsoc.ru.
Сведения о работе по совместительству
В личной карточке работника не предусмотрено специального раздела для сведений о работе по совместительству. На практике такие сведения вносят в один из разделов:
В раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу»;
Раздел X «Дополнительные сведения».
Повышение квалификации у предыдущих работодателей
В Указаниях по заполнению личной карточки этот вопрос не рассмотрен. На практике в раздел V «Повышение квалификации» обычно вносят сведения о повышении квалификации только во время работы сотрудника в данной организации.
Поощрения сотрудника
Указания по заполнению личной карточки не содержат рекомендаций, какие награды, поощрения и почетные звания заслуживают внесения в раздел VII «Награды (поощрения), почетные звания» личной карточки работника. Логично предположить, что вносить нужно те же, что внесены в трудовую книжку работника, а именно:
Сведения о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
Почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;
Других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.
При этом записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, ни в трудовую книжку, ни в личную карточку не вносятся (п. 24 и 25 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Сведения об отпусках
В разделе VIII «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых сотруднику в период работы в организации, в том числе и отпусков без сохранения заработной платы.
Отпуск за свой счет. При заполнении сведений об отпуске без сохранения заработной платы не всегда возможно указать период, за который предоставляется такой отпуск (при рождении ребенка, регистрации брака и других случаях, перечисленных в абзаце 6 части 2 статьи 128 ТК РФ). В такой ситуации некоторые специалисты в графах 2 и 3 раздела VIII проставляют прочерки. Но это неправильно.
Поскольку из периода для предоставления отпуска исключаются отпуска свыше 14 календарных дней в году без сохранения содержания, то просто необходимо указывать, за какой рабочий год эти отпуска предоставлялись.
Оплачиваемый отпуск для санаторно-курортного лечения. В разделе VIII «Отпуск» также указываются сведения об отпуске, который работодатель предоставляет работнику для лечения в соответствии с подпунктом 10 пункта 2 статьи 17 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ. Напомним, что данной нормой предусмотрено предоставление оплачиваемого отпуска для санаторно-курортного лечения (сверх ежегодного оплачиваемого отпуска, установленного законодательством РФ) на весь период лечения и проезда к месту лечения и обратно.
Если все строки заполнены. Для учета всех видов отпусков работника в разделе VIII предусмотрено всего 12 строк.
Если все они заполнены и для новых записей в данном разделе нет места, заводить новую личную карточку не нужно. Достаточно вложить в нее дополнительный лист со строками и графами, аналогичными строкам и графам раздела VIII «Отпуска».
На вкладыше указать его номер, когда он заведен и кем: «Вкладной лист в личную карточку работника № 1. Заведен бухгалтером Саяпиной О.П.», напротив записи поставить подпись и дату.
Хозяйствующий субъект может оформить на каждого человека, с которым он заключил трудовой контракт, личную карточку работника. Она открывается в момент поступления нового сотрудника в компанию, и закрывается при расторжении с ним договора.
Личная карточка сотрудника является регистром, в котором фиксируются основные сведения по каждому работнику.
Законодательством установлен строго определенный объем документов, который должен предоставляться при поступлении новичка на работу. Кроме этого, с сотрудника могут быть запрошен и ряд других документов.
С целью систематизации данных о работающем на предприятии человеке, ему в фирме заводят личную карточку форма Т-2. Такой бланк не считается обязательным к составлению в субъекте бизнеса. Однако, в определенных ситуациях карточка работника должна присутствовать в компании.
Заводится она как на работающего по основному трудовому соглашению, так и на привлеченного совместителя.
Первичное заполнение бланка можно сделать с помощью компьютера, однако все новые данные нужно добавлять только рукописным способом. Пустые поля прочеркивать нельзя!
Внимание! Все данные в нее вносятся ответственным работником по представленным сотрудником документам. Их копии прикрепляются в лично дело работника. Как правило, работа над личными карточками находится в полномочиях кадровика.
Работник должен в определенных случаях контролировать правильность и достоверность данных, записанных в его личную карту. Для фиксации этого факта, ему нужно проставлять в карточке свои подписи.
Компании вправе применять стандартизированную форму этого документа. Также на ее основе может быть разработан бланк предприятия, учитывающий особенности его функционирования.
Личная карточка работника фиксирует персональные данные работающих на предприятии лиц, поэтому она должна храниться и использоваться согласно установленным соответствующим законодательством способами.
Внимание! В связи с этим карточка Т2 должна защищаться от несогласованного доступа к ней, как в электронном, так и бумажном виде.
Обязательный ли это документ или нет
При обычном ее использовании личная карточка работника не включается в состав необходимых документов, которые в безоговорочном порядке должны заводиться в компании. Однако, иначе обстоят дела когда речь встает о соблюдении воинского учета.
Согласно законодательству в указанной сфере на каждого военнообязанного ответственный сотрудник должен заводить личную карточку.
Правильность ее ведения, а также периодическое обновление данных в ней, проверяется представителями военкомата.
Поэтому в субъекте приказом руководителя должен быть обозначен ответственный по воинскому учету, который при ведении карточек должен проставлять свои подписи для удостоверения данных, внесенных в эти регистры.
Важно! Если эти правила не соблюдать, фирму могут привлекать к ответственности в форме денежных штрафов.
На основании каких документов заполняется личная карточка
Все сведения, отмечаемые в личной карточке, необходимо вносить опираясь на документы, представляемые работником, либо оформленные в компании в ходе его работы. Лучше всего с них снимать копии и присоединять к карточке в подтверждение правильности указания информации.
Главными документами, которые используются для внесения данных, являются:
- Паспорт работника.
- СНИЛС.
- Военный билет (при его наличии).
- Аттестат и иной документ об образовании.
- Трудовая либо справка с основного места деятельности.
- Свидетельство о браке (если есть).
- Свидетельства о рождении на детей (если есть).
- Трудовой договор.
- Приказы о приеме на работу, предоставлении отпуска, переводе, премировании, увольнении и т. д.
Большую часть этих документов требуется предоставить изначально при оформлении на работу - на их основании будут вноситься сведения на первые два листа личной карточки.
Важно! Сведения переносимые из приказов в карточку в связи с приемом, переводом, увольнением обязательно должны заверяться подписью самого работника, на которого открыта личная карточка Т-2.
Скачать бланк и образец личной карточки
Скачать в формате Word.
Скачать в формате Excel.
2018 год в формате PDF.
Образец заполнения личной карточки работника по форме Т-2 в 2018 году
Рассмотрим личную карточку форма Т-2 образец заполнения.
На лицевой ее стороне вверху должно быть указано наименование фирмы, а также быть проставлен регистрационный код организации, присвоенный ей в Росстате.
После этого дальше в табличной части проставляется буква, с какой начинается фамилия работника, на которого открывается личная карточка. Здесь же отмечается характер его трудовой деятельности, а ее вид. Это может быть основная, или же по совместительству.
В этой же части личной карточки фиксируется пол данного работника.
Общие сведения
Указание сведений в разделе нужно начинать с проставления реквизитов подписанного с сотрудником трудового контракта.
В графа 1-3 нужно записать полностью Ф.И.О., дату рождения и место. В правой табличной части к этим сведениям проставляются необходимые коды на основе справочника. При указании данных о месте рождения, типы небольших населенных пунктов (село, кишлак, аул и т. д.) необходимо писать целиком, без сокращений.
В графу 4 заносится имеющееся гражданство.
В графе 5 необходимо отметить название иностранного языка и качество владения им. В последнем случае можно указывать «Читаю и пишу со словарем», «Свободно владею» и т. д.
Графа 6 используется для внесения сведений об имеющемся образовании. Сюда нужно записать вид образования, данные об оконченном учебном заведении, сведения о документе, свидетельствующем о его получении (диплом, аттестат и т. д.)
В графу 7 вписывается профессия, на которую принят работник.
Графа 8 должна составляться на основании данных из трудовой книжки. Здесь необходимо указать размер трудового стажа на какую-либо определенную дату (чаще всего используется дата приема в компанию).
В графы 9 и 10 записываются сведения о нахождении работника в браке, а также информация о ближайших имеющихся родственниках. Ф.И.О. родных должны заноситься целиком, без любых сокращений.
В графу 11 заносятся данные о документе, который устанавливает личность работника.
В графе 12 записываются адреса нахождения работника - согласно прописки, фактический. Когда адреса одинаковы, то вторую строку разрешается не заполнять. Здесь же необходимо проставить телефон для связи.
Сведения о воинском учете
Данные в указанный раздел личной карточки заносится только для сотрудников мужского пола. Для указания данных запрашивается военный билет либо приписное удостоверение.
В графе 2 указывается полученное звание. В случае, когда работник еще не призывался, но имеет на руках приписное удостоверение, то в данную графу нужно записать «подлежит призыву».
В графе 3 указывается, в какому типу относится работник - солдатам, медицинскому и т. п.
Графа 4 должна содержать код специальности, которую получил работник за период службы.
В графе 5 нужно при помощи буквы от «А» до «Г» указать степень годности к несению службы в рядах вооруженных сил.
В графу 6 записывается наименование органа военкомата, где работник находится на учете.
В графе 7 проставляются отметки о текущем состоянии на учете. Сведению сюда должны записываться только простым карандашом.
В графе 8 отражается снятие работника с воинского учета.
Внимание! Все сведения, что были проставлены в этом разделе, проверяет кадровый специалист, после чего заверяет своей подписью. Далее, с внесенными сведениями нужно познакомить и лично работника, что он должен подтвердить персональной подписью.
Прием на работу и переводы на другую работу
Изначально в указанном разделе отражаются данные о приеме сотрудника на работу. В дальнейшем сюда необходимо вносить сведения о его передвижениях по структурным подразделениям, повышениям в должности и т. д.
В таблицу нужно записать дату, когда был произведен перевод, данные о принимающем подразделении и название должности, размер оклада на новом месте. Также в разделе нужно указать данные о приказе, который выступал основанием для перемещения работника.
Заключительная графа предназначена для личной подписи сотрудника, который должен поставить ее в подтверждение прочтения.
Аттестация
В ситуации, если в организации проходила переаттестация работников, то в разделе отражают ее результаты. В таблицу в первую графу заносится дата проведения процедуры.
После этого нужно отразить решение комиссии по указанному работнику («соответствует» либо «не соответствует»), а также проставить реквизиты протокола хода аттестации.
Заключительная графа таблицы может быть незаполненной, либо в нее можно вписать сведения о приказе, которым было принято решение по компании выполнить аттестацию работников.
Повышение квалификации
В указанный раздел кадровый сотрудник должен записывать о фактах участия работника в курсах повышения квалификации.
Сначала нужно внести даты, в промежуток между которыми были проведены курсы. После этого в таблицу вписывается вид переквалификации, наименование заведения, какое служило базой для проведения курсов, а также данные об оформленном удостоверяющем документе.
В завершающую графу таблицы записывается основание направления на повышение квалификации. Обычно им выступает приказ, какой определял необходимость для работника отправиться проходить обучение.
Профессиональная переподготовка
В указанный раздел вписываются данные о каждом факте прохождения работником переподготовки. Сначала необходимо отразить период, в промежуток которого проводилась процедура, название профессии, по которой выполнялось обучение, данные о документе, оформленном на работника после окончания процедуры. В заключительной графе указывается основание участия в переподготовке.
Поощрения и награды
В указанном разделе, личная карточка работника должна обобщать данные обо всех видах поощрений, какие сотрудик получил за время труда в организации. Здесь могут отражаться премии, ценные подарки, грамоты и т. д.
В начальную графу нужно записать полное наименование произведенного поощрения, а во второй проставить данные о распоряжении, каким оно было назначено.
Отпуск
В указанный раздел личной карточки работника заносятся все периоды, в которые работник получал время на отдых. При этом в раздел нужно заносить абсолютно все отпуска - основной, учетный, дополнительный, без оплаты и т. д.
В раздел сначала вносится название отпуска. Дальше, нужно указать даты начала и завершения периода времени, за который предоставляется отдых. Например, для трудового отпуска здесь указывается рабочий год.
Когда сотрудник работает в компании достаточно продолжительное время, то пустое место в таблице может закончиться. В это ситуации оформляется «Дополнение к личной карточке». На нем оформляется шапка, как на основной части документа, а затем необходимая таблица.
Социальные льготы
В этом разделе отражается информация о причинах, по которому сотруднику предоставляются условия труда, какие делают лучше его положение. Например, если работнику установлена инвалидность 3-й группы, то по закону он имеет право на рабочий день с уменьшенной продолжительностью.
Таблица раздела заполняется следующим образом. Сначала записывается название льготы, затем информация о подтверждающем ее документе.
Последняя графа служит для отражения информации об основании предоставления льготы. К примеру, сюда можно записать ссылку на нормативный документ (закон, постановление и т. д.), которым было установлено предоставление этой льготы.
Дополнительные сведения
В данном разделе в свободном стиле можно отразить сведения, которые нельзя внести ни в один другой раздел. Например, именно здесь можно указать наличие у сотрудника прав на вождение автомобиля с указанием их реквизитов, отметить наличие инвалидности и т.д.
Основания прекращения трудового договора
Это завершающий раздел документа форма Т-2. Он заполняется только в том случае, когда работник производит увольнение от данного работодателя.
Кадровик при внесении данных в раздел должен здесь указать причину, по которой производится расторжение договора (согласно ТК), дату увольнения, реквизиты составленного приказа (его номер, дату).
После того, как все необходимые данные внесены, кадровый сотрудник должен проверить - верно ли они внесены, после чего подставить свою подпись.
Завершающим шагом является ознакомление работника с записанной в этом разделе информацией. Он должен прочитать указанные сведения, после чего заверить своей подписью личную карточку работника.
На вопросы отвечали М.Г. Суховская, юрист,
Е.А. Шаповал, юрист, к. ю. н.
Продолжаем заполнять личные карточки работников
Форму личной карточки в электронном виде можно найти: раздел «Справочная информация» системы КонсультантПлюсВ этом материале мы ответим на оставшиеся вопросы по поводу ведения личных карточек. Рассмотрим нюансы внесения некоторых сведений о работнике, а также заполнения разделов карточки о переводах, отпусках, обучении.
Не тяните с оформлением личных карточек
Наталья Ивановна, г. Саров
В течение какого срока со дня приема на работу нового сотрудника на него надо завести личную карточку?
: Такой срок законодательно нигде не установлен.
Оптимально будет завести ее сразу после того, как запись о приеме на работу внесена в трудовую книжку работника. Ведь в личной карточке повторяются все записи, вносимые в трудовую книжку на основе приказов, и с этими записями работодатель обязан ознакомить работника под роспись в его карточк еп. 12 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее - Правила) . Напомним, что организации и предприниматели обязаны оформить трудовые книжки на основных работников, проработавших свыше 5 днейст. 66 ТК РФ . Поэтому личные карточки на тех, кто проработал менее 5 дней, можно не заводить.
«Брачные» формулировки
Как правильно в личных карточках заполнять пункт 9 «Состояние в браке»? Есть ли какие-то официальные формулировки или можно писать произвольно?
: Этот пункт предполагает также указание определенного кода по Общероссийскому классификатору информации о населении ОК 018-95утв. Постановлением Госкомстата от 31.07.95 № 412 . В Классификаторе даны следующие формулировки для брачного состояния:
- никогда не состоял (не состояла) в браке;
- состоит в зарегистрированном браке;
- состоит в незарегистрированном браке;
- вдовец (вдова);
- разведен (разведена);
- разошелся (разошлась).
Однако на наш взгляд, это чересчур подробная градация. И далеко не каждый работник согласится сообщать о себе подобную информацию.
Полагаем, что для этой графы вполне достаточно двух нейтральных формулировок «состоит» и «не состоит». Кстати, в самостоятельно разработанных формах личных карточек пункт «Состояние в браке» можно вообще не предусматривать.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
“ Нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрены требования о наличии определенных сведений в документах по учету кадров, необходимых как для предъявления проверяющим органам, так и для работодателя. Например, применительно к личной карточке это сведения об образовании и профессии, вносимые в раздел I «Общие сведения», если работа требует специальных знаний, графа «Личная подпись владельца трудовой книжки» в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу», сведения, содержащиеся в разделе II «Сведения о воинском учет е»ст. 65 ТК РФ ; п. 12 Правил .
Сведения о состоянии в браке к обязательным не относятс я” .
Коды в карточке - элемент необязательный
Я веду кадровый учет в обычной коммерческой фирме, и у меня такой вопрос. В разделе «Общие сведения» унифицированной формы личной карточки почти для всех пунктов предусмотрены поля для кодирования, где указываются коды по различным классификаторам (ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР). Обязательно ли заполнять эти поля? И если мы будем разрабатывать свою форму личной карточки, можно ли в ней вообще не предусматривать поля для кодирования?
: Вот что нам ответили по этому поводу в Роструде.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
“ Незаполнение полей для кодирования в унифицированной форме личной карточки не нарушает ни трудовых прав работника, ни законодательство о труде, вследствие чего не может являться основанием для привлечения организации или ее должностных лиц к административной ответственности.
Что касается формы личной карточки, самостоятельно разработанной работодателем, то в ней должны присутствовать все обязательные реквизиты первичного учетного документ ач. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . Коды к таким реквизитам не относятся. Поэтому наличие полей для кодирования не является обязательны м” .
Роструд
Нужно ли в личной карточке указывать место работы в филиале
Е.М. Кислова, г. Самара
У нас госпредприятие. Сотрудник работает в филиале. Надо ли указывать наименование филиала в графе «Структурное подразделение» раздела III «Прием на работу и переводы на другую работу» личной карточки?
: Личная карточка заполняется на основании приказа о приеме на работу, который, в свою очередь, оформляется на основании трудового договора с работнико мст. 68 ТК РФ . Поэтому в графе «Структурное подразделение» раздела III «Прием на работу и переводы на другую работу» личной карточки:
- <если> структурное подразделение указано в трудовом договоре, то указываете наименование филиала. Такое условие обязательно для включения в трудовой договор, если филиал расположен в другой местност ист. 57 ТК РФ ;
- <если> оно не указано в трудовом договоре, то филиал не указываете. Но если вам нужна эта информация, можете указать наименование филиала в разделе X «Дополнительные сведения».
Увеличение зарплаты в личной карточке отражается не всегда
Тамара Конева, г. Москва
Приказом руководителя были повышены на 20% оклады тем сотрудникам, которые проработали в нашей фирме более 10 лет. Надо ли как-то фиксировать это в их личных карточках?
: В личной карточке графа «Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб.» содержится в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу». И заполняется эта графа, соответственно, только на основании приказов о приеме на работу либо о переводе на другую работ уУказания, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 (далее - Указания) .
Если же работники, которым были повышены оклады, остались в прежних структурных подразделениях и на прежних должностях, то указывать их новые оклады в личных карточках не нужно.
Что было до вас - то неважно...
Подскажите, нужно ли отражать в разделе V личной карточки тот факт, что принятый на работу сотрудник до устройства к нам прошел курсы повышения квалификации, организованные его прежним работодателем?
ВНИМАНИЕ
Личные карточки работников должны храниться в организации 75 летп. 658 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 .
: Не обязательно, и вот почему.
В раздел V вносится информация о повышении квалификации работника, проведенном исключительно в период работы у нынешнего работодателя. Аналогично дело обстоит и с такими разделами, как «Аттестация», «Профессиональная переподготовка», «Награды (поощрения)». Но если для вас такая информация важна, то укажите ее в личной карточке.
Как отразить временный перевод в личной карточке
В.А. Кузенкина, г. Казань
Кассир, которая работает у нас с 01.04.2014, переведена с 08.06.2015 на должность старшего кассира для исполнения обязанностей сотрудницы, находящейся в отпуске по уходу за ребенком. Надо ли вносить сведения о таком переводе в личную карточку и если да, то как это сделать?
: У вашего сотрудника временный перевод на другую работ устатьи 72 , 72.2 ТК РФ . Личные карточки ведутся на основе записей в трудовой книжке. А в трудовую книжку вносятся записи только о переводах на другую постоянную работ уп. 4 Правил . В то же время и в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» личной карточки, и в Указания хутв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 (там, где говорится о заполнении этого раздела) сказано, что записи о переводах вносятся на основе приказов. При этом не уточняется, сведения о каких переводах вносятся в раздел. Поэтому целесообразно указывать в этом разделе сведения как о переводах на другую постоянную работу, так и о временных переводах.
В вашем случае это можно оформить так.
III. ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ
| Дата | Структурное подразделение | Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации | Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб. | Основание | Личная подпись владельца трудовой книжки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 01.04.2014 | кассир | 15 000 | Приказ от 01.04.2014 № 13к | ||
| 08.06.2015Указываете дату начала временного перевода | старший кассир | 20 000 | Приказ от 01.06.2015 № 20к | ||
| 08.06.2016Указываете дату, когда работник вернулся к прежней работе по окончании временного перевода | кассир | 15 000 | Приказ от 08.06.2016 № 28к |
Не забывайте, что с каждой записью в этом разделе надо знакомить работника под роспись.
В отпуск - по приказу
Сотрудница уходит в декретный отпуск. Что указывать в личной карточке в качестве основания для предоставления такого отпуска: больничный лист или приказ руководителя?
: Отпуск по беременности и родам предоставляется работницам по их заявлению и на основании листка нетрудоспособност ист. 255 ТК РФ . При этом все отпуска, предоставляемые работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами, трудовым договором, должны оформляться соответствующим приказом руководител яУказания (за основу можно взять унифицированную форму № Т-6). Следовательно, основанием предоставления любого отпуска, в том числе декретного, является приказ.
А при заполнении сведений о декретном отпуске в разделе VIII «Отпуск» личной карточки графа «Период работы» не заполняется.
Отражаем в карточке отпуска за разные годы
Н.И. Лаптева, г. Воронеж
Работнику предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск с 15.06.2015 на 28 календарных дней. Из них:
- 10 календарных дней - за период работы с 01.02.2014 по 31.01.2015;
- 18 календарных дней - за период работы с 01.02.2015 по 31.01.2016.
Как заполнить раздел VIII «Отпуск» личной карточки?
: В разделе VIII «Отпуск» вам необходимо отразить сведения о предоставлении отпуска за каждый рабочий год отдельно.
VIII. ОТПУСК
| Период работы | Дата | Основание | ||||
| с | по | начала | окончания | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| … | ||||||
| 01.02.2014 | 31.01.2015Указываете отдельно каждый рабочий год, за который предоставляется отпуск | 10 | 15.06.2015 | 12.07.2015Даты начала и окончания отпуска указываете за весь период отпуска | Приказ от 10.06.2015 № 23к | |
| Ежегодный основной оплачиваемый | 01.02.2015Указываете отдельно каждый рабочий год, за который предоставляется отпуск | 31.01.2016Указываете отдельно каждый рабочий год, за который предоставляется отпуск | 18 | |||
«Законные» льготы тоже вписываем в карточку
Мария Сотникова, г. Рязань
Для чего в личной карточке раздел «Социальные льготы»? Что, к примеру, там указывается?
: В раздел IX вносится информация о льготах, на которые работник имеет право по закону, и об основаниях их предоставления. Это, например, льготы:
- для инвалидов (в частности, сокращенное рабочее время, удлиненный ежегодный отпус к)ст. 92 ТК РФ ; ст. 23 Закона от 24.11.95 № 181-ФЗ ;
- для работников, имеющих детей-инвалидов (дополнительные выходные днист. 262 ТК РФ );
- для ветеранов боевых действий (отпуск за свой счетподп. 11 п. 1 ст. 16 Закона от 12.01.95 № 5-ФЗ ).
Также в этом разделе нужно указать реквизиты документа, дающего право на льготы (например, справки, подтверждающей факт установления инвалидности, удостоверения ветерана боевых действий).
Абсолютно все отпуска включаются в личную карточку
Зинаида Семеновна Кармазова, г. Надым
Надо ли вносить в личную карточку сведения об отпуске, предоставленном работнику для лечения после несчастного случая на производств е? Если надо, то как это правильно сделать?
: В разделе VIII «Отпуск» личной карточки отражается информация обо всех отпусках работника в период работы в организаци иУказания . В том числе и об отпуске для санаторно-курортного лечения в связи с наступлением страхового случая на производств еподп. 10 п. 2 ст. 17 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ . А заполнить карточку надо так.
VIII. ОТПУСК
| Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.) | Период работы | Количество календарных дней отпуска | Дата | Основание | ||
| с | по | начала | окончания | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Оплачиваемый отпуск для санаторно-курортного лечения | -Графа 2 не заполняется, ведь предоставление отпуска для санаторно-курортного лечения никак не связано с периодом работы сотрудника в конкретной организации | -Графа 3 не заполняется, ведь предоставление отпуска для санаторно-курортного лечения никак не связано с периодом работы сотрудника в конкретной организации | 21 | 06.04.2015 | 26.04.2015 | Приказ от 02.04.2015 № 78к |
Куда писать про дисциплинарные взыскания
Вносятся ли в личные карточки записи о замечаниях и выговорах? Если да, то в какой раздел?
: В личной карточке не предусмотрен специальный раздел для внесения сведений о применяемых к работнику дисциплинарных взысканиях. Вместе с тем, когда дисциплинарным взысканием является увольнение за виновные действия, информация об этом вносится в раздел XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)».
Копию своей личной карточки работник требовать не вправе
Нина Олеговна, г. Адлер
Один из наших бывших работников спустя месяц после увольнения попросил предоставить ему копии некоторых документов, связанных с работой, в том числе и копию его личной карточки. Разве мы обязаны ее предоставлять? Я всегда считала, что это внутренний кадровый документ.
: По Трудовому кодексу работодатель обязан бесплатно в течение 3 рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления выдать ему документы (их заверенные копии), связанные с работо йст. 62 ТК РФ , например:
- копии приказов о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы, о премировании;
- выписки из трудовой книжки;
- справки о заработной плате, о начисленных и уплаченных страховых взносах в ПФР, о периоде работы у этого работодателя;
- документы о прохождении обязательных аттестаций.
Что касается личной карточки, то тут нельзя с ходу дать однозначный ответ. Например, суды высказывали противоположные мнения. Одни говорили, что выдача копий личных карточек законом не предусмотрен асм., например, Определение Мосгорсуда от 20.06.2011 № 33-18698 , а другие, наоборот, утверждали, что право работника требовать копии «рабочих» документов распространяется на любые виды документов, которые могут содержать информацию о трудовой деятельности работника у этого работодател ясм., например, Постановление Президиума Мособлсуда от 08.02.2012 № 41 .
Мы решили узнать, что думают на этот счет в Роструде.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
“ Представляется, что личная карточка работника не относится к документам, копии которых работодатель обязан выдавать работнику. Ведь в карточке, как правило, находят отражение сведения, фиксируемые в других документах (например, в приказах, трудовой книжке, справках) либо содержащиеся в документах, уже имеющихся у самого работника (например, в паспорте, документах об образовании, о воинской служб е)” .
Роструд
Однако, учитывая, что в личной карточке не содержится никаких секретных сведений, полагаем: если работник просит выдать ее копию, то его просьбу вполне можно удовлетворить.
Вести личные карточки обязаны все работодатели
Я.И. Львова, г. Ставрополь
У нас небольшая фирма. Работает всего несколько человек. Разве нам обязательно заводить на них личные карточки?
: Да, обязательно, а неведение личных карточек чревато для работодателя штрафами от трудинспекции. Это нам подтвердили в Роструде.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
“ Отсутствие личных карточек работников свидетельствует о нарушении работодателем требований законодательства о труде. Таким требованием является обязанность, установленная п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книже кутв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 : с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
Следовательно, личная карточка является документом, посредством которого выполняется требование нормативного правового акта. Если личные карточки не будут вестись, будет нарушено указанное требование. В то же время личная карточка - документ, в котором работодатель отражает свои решения для своего удобства.
Отсутствие личных карточек работников, а также неотражение в них информации о приеме на работу, о переводах, об увольнении нарушает указанное требование трудового законодательства, что, в свою очередь, повлечет за собой ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ” .
Роструд
Сведения в разделы III «Прием на работу и переводы на другую работу» и XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» нужно вносить в соответствии с записями в трудовой книжк еп. 12 Правил . Если у вас коммерческая организация, то остальные сведения о работнике вносите в карточку в случае необходимости. И не бойтесь ошибиться, ведь обязательных требований по заполнению личной карточки нет.
На каждого сотрудника предприятия должностные лица отдела кадров заводят такой документ, как личная карточка работника. Она является составной частью его личного дела и заполняется на основании всех представленных им копий, оригиналов документов. В нее также вносятся сведения, относящиеся к выполнению работником своих профессиональных обязанностей.
Личная карточка сотрудника – это основной бланк по кадровому учету всех работающих на предприятии. Именно она является главной формой по воинскому учету, при этом за достоверность содержащихся в ней данных несет ответственность инспектор по кадрам.
Всю вносимую информацию работник проверяет после совершения записей, а потом подтверждает их своей подписью.
Росстат предлагает для нее использовать бланк форма т-2. Каждое предприятие имеет право ее дорабатывать или убирать ненужные поля в соответствии с особенностями своей деятельности.
Программы по кадровому учету содержат ее в составе своих документов. Бланк можно распечатывать, а потом заполнять вручную, или же вбить соответствующую информацию в справочники программы, а личная карточка т 2 будет формироваться в автоматическом режиме.
Эти документы должны хранится в строго определенных местах, куда доступ ограничен и возможен только для ответственных должностных лиц. Это связано с тем, что карточка работника содержит его персональные данные, которые охраняются законодательством. Данные положения относятся и к базам данным в компьютере.
Желательно к карточке прикладывать все копии документов, на основании которых в нее вносились отметки.
По мере необходимости кадровый работник делает в данном регистре записи об отпусках, повышении квалификации работника, переводе и т. д. При увольнении сотрудника в нее записываются реквизиты приказа на расторжение контракта.
Карточка т2 должна содержать личную подпись увольняющего работника.
После этого вместе с личным делом она передается в архив, в котором документ хранится в соответствии с законом 75 лет.
Личная карточка работника форма Т-2 образец заполнения 2016
Форма т-2 образец заполнения рассмотрим подробнее.
В первую очередь заполняется шапка документа. Здесь нужно указать полное название фирмы и ее код по классификатору ОКПО.
Далее вписываются данные в табличную часть. Поочередно указываются дата заполнения (обычно совпадает с датой приема на работу), табельный номер, номер налогоплательщика, номер пенсионного страхования (СНИЛС), первая буква фамилии, тип выполняемой работы (может быть «постоянная» и «временная»), вид работы (основное место, совместительство), пол (обозначается одной заглавной буквой).
1. Общие сведения
В небольшой таблице в правой части указываются дата заключения и номер трудового контракта.
В пункте 4 записывается гражданство и его код согласно справочнику ОКИН.
В пункте 5 отражается каким иностранным языком владеет работник и в какой степени. Последняя может содержать следующее: «читаю и перевожу со словарем», «читаю и могу объясняться» или «владею свободно».
Пункт 6
содержит данные о полученном образовании - его уровень, наименование, информация о документе об образовании и полученная квалификация.
В пункте 7
указывается название профессии, по которой оформлен сотрудник.
Пункт 8 заполняется согласно трудовой книжки - здесь нужно указать стаж на определенную дату (как правило, на момент поступления на работу).
В пунктах 9-10 записывается состояние в браке, а также данные по ближайшим родственникам.
Пункт 11
содержит данные удостоверения личности.
В пункте 12 отражаются адреса по прописке и фактическому проживанию, а также контактный номер телефона.
2. Сведения о воинском учете
Данный раздел заполняется только для мужчин на основании воинского билета или приписного удостоверения.
В пункте 2 записывается воинское звание работника. Если он еще не служил, то здесь нужно указать «подлежит призыву».
В пункте 3 отражается состав, к примеру «солдаты», «медицинский» и т. д.
В пункте 4 указывается цифровой код военной специальности.
В пунктах 6-7 отражается наименование военкомата, к которому относится сотрудник и состояние на учете. В последнем случае запись делается карандашом.
Отметка в пункте 8 проставляется при снятии работника с воинского учета.
Указанные в этом разделе данные заверяет работник кадровой службы и сам сотрудник.
3. Прием на работу и переводы на другую работу
В данном разделе в таблицу построчно заносятся данные об оформлении и перемещениях сотрудника. Здесь нужно указать дату издания приказа, название структурного подразделения и должности, данные о зарплате, реквизиты приказа. Каждую строку работник заверяет личной подписью.
4. Аттестация
Заполняется уже в процессе работы на предприятии. В этот раздел заносятся данные о прохождении работником аттестаций. Они должны содержать дату операции, итог работы комиссии, реквизиты протокола. Графа «Основание» может быть пустой или в ней можно указать данные приказа о направлении работника на прохождение аттестации.
5. Повышение квалификации
Заполняется по мере прохождения работником соответствующих курсов. Здесь построчно нужно указать начальную и окончательную дату обучения, вид квалификационного повышения, в каком образовательном учреждении оно проходило, реквизиты полученного документа о прохождении. Графа «Основание» заполняется аналогично разделу 4.
6. Профессиональная переподготовка
Раздел построчно содержит сведения о переподготовке сотрудника. Здесь нужно указать период дат, в которую она проводилась, по какой специальности, данные полученного документа о переподготовке.
7. Поощрения и награды
В данной части документа нужно указывать информацию о награждении сотрудника за высокие показатели в работе грамотами, благодарностями, премиями и т. д. В первой графе надо записать вид награждения, а в последующих – название, номер и дату документа, согласно которому работнику вручались поощрения.
8. Отпуск
При предоставлении сотруднику времени отдыха, сведения из записываются в данный раздел. Сюда нужно вносить информацию обо всех отпусках, в том числе без сохранения зарплаты.
В первом столбце указывается его название, далее для ежегодных отпусков - период за который они предоставляются, продолжительность и точные время начала и конца этого времени. Последняя графа содержит реквизиты соответствующих распоряжений руководства фирмы.
9. Социальные льготы
Данный раздел заполняется в случае, если работник имеет какие-либо льготные условия труда. Например, у инвалидов 3 группы (рабочая) должен быть сокращенный рабочий день. В первой графе указывается вид льготы, далее реквизиты документа, на основе которого она предоставляется. В основаниях можно указывать ссылку на действующие законы.
10. Дополнительные сведения
Сюда вносятся данные, которые не были отражены в предыдущих разделах, но имеют важное значение. Например, если у сотрудника есть права на вождение автомобиля, то на этих строках записываются реквизиты водительского удостоверения, его категория и срок действия.
